Faire d’un Évent digital un succès ! Retour d’expérience avec EventPluggers
Comme je le disai
s dans mon précédent article : « Le Community Management ne s’arrête pas à ce qu’il se passe derrière un écran. L’essentiel est ailleurs : IRL (In Real Life) ». Rencontrer sa communauté permet de créer du lien, d’engager les membres et de favoriser l’échange et le partage entre eux…
C’est ce qu’Anthony Babkine (@AnthonyBabkine), Head of Social Media chez TBWA Corporate et Responsable du MBA « Stratégie et Communication Digitale » à l’école IICP-MBA ESG a voulu transmettre à ses étudiants en créant la communauté EventPluggers puis en la fédérant via des événements organisés par ses étudiants.
A travers l’interview d’Anthony et celle d’un groupe d’étudiantes que j’ai rencontré, nous identifierons ensemble les critères de succès d’un événement.
Bonjour Anthony, pouvez-vous nous présenter le MBA Stratégie et Communication Digitale en quelques mots ?
Le MBA Stratégie et Communication Digitale va fêter ses 3 ans cette année. Assez rapidement, nous sommes passés de 12 étudiants sur la première année de promo à 28 sur cette seconde année.
Pour une dernière année d’étude, la formation est riche et challengeante pour un étudiant et autant qu’un professionnel en reprise d’études. Le cycle a plusieurs atouts pour un communicant qui souhaite se spécialiser :
- Des professionnels experts dans leurs domaines, avec des intervenants tels que, Mounira Hamdi, Clément Pellerin, Leslie Galaire, Fred Cavazza, Jeremy Benmoussa et bien d’autres talents du digital.
- Un cycle certifié de Niveau 1– Expert en stratégie digitale
- Un rythme très adapté à l’alternance avec 4 jours en entreprise et en moyenne un jour de cours par semaine.
- Et enfin les grands projets, organisation de rencontres digitales, des séminaires d’une semaine pour une marque (Yahoo, TF1…).
D’où vient le nom « EventPluggers » ? Que signifie-t-il ?
La première année de formation j’ai mis au défit les étudiants de créer une communauté, et de lui donner un nom et du sens autour d’un blog et des contenus experts sur le thème du « numérique sous toutes ses coutures ».
Pourquoi avoir intégré un côté événementiel au programme ?
L’événement est un média social ! Par nature on s’y rencontre, on partage et l’on s’y crée des relations. Aujourd’hui, son meilleur ami doit être le Web et les médias sociaux.
La valeur d’un participant en ligne ou physique sera bientôt la même, à l’instar de la grande distribution qui doit chouchouter son client, qu’il soit en magasin ou sur le portail e-commerce de l’enseigne. L’expérience en ligne du participant doit dorénavant être aussi riche et immersive que l’expérience « physique » !
Longtemps le Web a été réduit au rang de levier ou mégaphone. Il est maintenant grand temps de casser la logique du « avant, pendant, après » et de penser le Web en fil rouge, en tant que pivot de la stratégie de création et de l’engagement de la communauté autour de l’événement.
Voilà pourquoi l’événement est au programme, c’est une formidable manière de tester en live la puissance des médias sociaux.
Cette année vous aviez 28 étudiants et avez créé 5 groupes d’étudiants. Chaque mois un groupe organisait un événement. Comment cela se passe-t-il ? Ont-ils un thème imposé ou le choisissent-ils ? Et comment l’IICP ou vous-même aidez à le rendre concret ?
En tant que Responsable de la formation, mon rôle auprès d’eux est de les accompagner pour faire en sorte que l’événement rencontre son public « on » et « off -line», en :
- Aidant à affiner la thématique,
- Identifiant les bons intervenants
- Editorialisant autour de la rencontre.
Justement, Gaëlle, Marie, Alexia, Huguette et Kristina nous ont rejoints. Merci d’avoir partager votre expérience en tant qu’étudiantes et organisatrices de l’un de ces événements. C’était le 20 mai dernier sur le thème des influenceurs. Juste avant de rentrer dans le vif du sujet, dites-nous où vous êtes actuellement en stage.
Gaëlle : Chargée de Communication Corporate à Mac Donald’s France
Marie : Community Manager et Communication RH au sein d’Atos France
Alexia : Chargée de communication interne au sein du département Ingénierie et Projets d’AREVA et sur mon temps libre Community Manager du label Metadrone records (producteur de musiques)
Huguette : Je suis Freelance. Je travaille actuellement sur un projet digital de consulting avec Fapics et SAPICS, deux associations de supply chain management.
En parallèle je monte une entreprise de communication digitale.
Kristina : Chargée de communication externe au sein d’Ipsen Pharma
Pourquoi avoir choisi le thème des influenceurs ?
Anthony : Tout d’abord, il faut repréciser les trois éléments de la feuille de route qui étaient : parler de numérique, faire connaitre via le numérique et fédérer en live et sur les médias sociaux.
Gaëlle : Aujourd’hui, les influenceurs sont de plus en plus sollicités par les marques pour promouvoir leurs produits, relayer de l’information sur les réseaux sociaux. Curieuses de nature, nous souhaitions savoir comment on devient influenceurs ? Comment se construire une forte communauté ? Qui sont-ils vraiment ?…
Comment les intervenants ont-ils été choisis ?
Huguette : Les intervenants ont été choisis au fur et à mesure, notre première liste était très différente du panel final. Avec l’aide d’Anthony Babkine, nous avons contacté plusieurs influenceurs et ceux que vous avez vus à notre évènement sont ceux qui ont répondu présent.
Comment étiez-vous organisées ?
Alexia : Nous avons utilisé plusieurs outils pour échanger quotidiennement et partager nos avancées respectives, entre autres : Whatsapp, Google drive, Google Hangout, Skype sans oublier les emails. Nous faisions un point IRL ou via Google Hangout
Kristina : Et chacune de nous repartait avec une « To do list » bien définie et avançait sur ses points au cours de la semaine. On était toujours prête à partager les taches et à s’entraider.
Marie : Et pour le jour J, la gestion du tweetwall était confié à Huguette et Alexia. Kristina s’occupait du passage des slides des intervenants. Quant à Gaëlle et moi-même, nous nous occupions de l’accueil et du buffet. On avait même cuisiné pour l’occasion.
Quel a été votre plan de communication ?
Marie : Notre stratégie de communication s’est concentrée sur Twitter car le public que nous visions était en majorité actif sur ce réseau. Notre communication sur ce réseau a été une communication de teasing où nous avons privilégié des tweets avec des visuels créatifs & attractifs pour susciter l’intérêt des internautes.
Pendant l’événement, nous avons largement live-tweeté et après celui-ci, nous avons remercié les participants et continué d’échanger avec les twittos actifs sur le sujet.
Alexia : Nous avons partagé sur les réseaux sociaux différents articles pour présenter l’événement, l’animateur et les intervenants, que nous avions écrit et posté sur le blog de notre MBA Pluggers. Nous avons aussi fait une communication de terrain, en distribuant des flyers et en affichant largement le poster de notre événement sur le Campus Cluster Paris Innovation, afin de toucher les 3500 étudiants qui y étudient.
Gaëlle : On a utilisé notre propre réseau avec des communications adressées à nos collègues, aux intervenants de notre MBA et aux étudiants de notre promotion via emailing. A la suite de l’événement, nous avons eu quelques retombées presse avec des articles rédigées par Augure, Le Journal du CM ou encore Creapills. Des liens et de nouveaux contacts se sont créés :-)
L’event « Les Influenceurs, qui sont-ils ? » a été un grand succès. Quels sont à votre avis, les facteurs qui ont garanti cette réussite ? D’ailleurs Anthony, comment définiriez-vous le succès d’un événement ?
Anthony : Pour ma part, un événement est réussi à partir du moment où il rencontre son public et remporte sa satisfaction !
Kristina : A mon avis la clé de cette réussite était l’humain. Parmi les intervenants ainsi que les invités, il y avait de nombreuses professions et divers profils. Le point en commun était le Digital. Cette diversité a permis de créer un échange d’une réelle qualité avant, pendant et après l’évènement.
Marie : Je pense que le format des EventPluggers a contribué à cette réussite. C’est un format court qui a lieu après le travail, ce qui maximise les chances d’avoir des participants.
Alexia : Nous sommes vraiment ravies que l’événement ait suscité autant d’intérêt. Le sujet de la conférence fut un paramètre important de cette réussite car cela a interpellé un large public intéressé par le digital, les RP et les réseaux sociaux. Une audience très connectée qui est plus accessible et sensible à notre communication sur les réseaux sociaux.
Gaëlle : Et je complèterai par le rôle de l’animateur qui dynamise les échanges et fait ainsi vivre l’événement. Vous pouvez avoir le thème le plus intéressant du monde pour votre conférence, si vous n’avez pas quelqu’un de qualifié pour animer votre évent, celui-ci ne sera pas un réel succès !
A présent, citez-moi une best practice en terme d’organisation d’évent digital.
Marie : L’utilisation des outils de messagerie instantanée et de partage notamment WhatsApp et Google Drive qui nous furent très utiles.
Alexia : Ne pas négliger la communication post évènement que nous permet dorénavant le digital.
Kristina : Se concentrer sur l’humain.
Huguette : Connaître son audience
Gaëlle : Oser car les réseaux sociaux permettent aujourd’hui de simplifier la prise de contact. Il ne faut pas avoir peur d’entrer en relation avec de grands blogueurs, Youtubers ou encore Instagrammers par le biais des réseaux sociaux (Twitter, LinkedIn, Facebook…). Qui ne tente rien n’a rien !
Et maintenant une qualité dont il faut faire preuve ?
Gaëlle : Savoir gérer la pression. Quel que soit l’imprévu qui survient, il faut rebondir et garder une attitude positive !
Huguette : Patience et témérité
Kristina : Etre « digital » de A à Z, c’est-à-dire, utiliser tous les outils digitaux disponibles aujourd’hui afin de rendre l’organisation la plus simple, rapide et pratique possible.
Alexia : Etre déterminé et ne jamais renoncer même en cas de refus. Grâce à des outils digitaux comme Twitter, personne n’est inaccessible.
Marie : Être réactif. C’est essentiel autant pour la partie organisationnelle et logistique que pour la communication sur les réseaux sociaux.
Que retenez-vous de cette expérience ? Et si c’était à refaire, le referiez-vous ?
Alexia : C’était une expérience intense et stimulante. Il ne faut vraiment pas avoir peur de se lancer. Je le referais avec grand plaisir! J’y ai découvert un goût pour l’évènementiel digital. J’essaye d’ailleurs de trouver du temps pour aller régulièrement à des évènements digitaux.
Gaëlle : Pour l’organisation de ce type d’événement, il est important d’avoir une bonne équipe, que tout le monde communique et s’investisse à 300% pour que l’event soit une réussite. Je le referais sans hésiter. Il n’y a pas de plus belle récompense que de voir une salle pleine, des intervenants et des participants heureux, souriants, partageant un bon moment.
Huguette : Travailler en équipe permet d’apprendre de nouvelles choses ainsi que différentes méthodes de travail. C’est donc une expérience à renouveler sans hésiter !
Kristina : Je pense que si l’on veut vraiment attirer l’attention de gens, il faut communiquer d’une manière plus qu’originale et surtout ne pas hésiter à aborder les sujets inconnus. Nous avons abordé un sujet parmi les nombreuses thématiques qui sont d’actualité dans le monde du digital aujourd‘hui donc à refaire !
Marie : Organiser un événement digital est ouvert à toute personne motivée qui n’a pas peur de fournir le travail nécessaire. Bien sûr, cette expérience m’a donné goût pour l’événementiel digital, une discipline sur laquelle je souhaite m’investir à l’avenir ! Donc rendez-vous au prochain événement !
Merci Anthony, Gaëlle, Marie, Alexia, Huguette et Kristina pour ce retour d’expérience. Plein de succès pour le MBA et bonne continuation les filles !
