Être community manager freelance, ce n’est pas un rôle de tout repos ! Pour parvenir à rentabiliser ses journées, il devra nécessairement gérer son temps de travail et l’optimiser au mieux pour rester productif.
Le community manager à de nombreuses tâches répétitives au cours de ses journées et de ses missions, et pour planifier intelligemment son temps de travail, il devra se fixer des priorités et revoir certains points.
10 conseils pour permettre au community manager freelance de gagner du temps
Le temps c’est de l’argent ! une maxime qui ne cesse de traverser ce fameux temps si précieux pour les entrepreneurs. Aujourd’hui un entrepreneur peut choisir de travailler 8 à 15 heurs par jour s’il le faut, mais est-ce raisonnable, est-ce contre-productif ?
Le community manager freelance fait partie de ces entrepreneurs, et il est très certainement parmi ceux qui ne comptent pas les heures.
En community management, on a coutume de dire que le travail du CM est relativement chronophage… quelques pages consultées sur internet, 2/3 tâches à terminer avec un dernier tour sur les réseaux sociaux, et vous voilà en train d’entamer la soirée.
C’est peut-être un peu caricaturé, mais qui n’a pas déjà fait les gros yeux en regardant sa montre se disant « C’est pas possible, il est déjà cette heure-là ! »
Si le temps est une denrée rare qui ne s’achète pas, voyons en l’occurrence comme en gagner au travers de ces 10 conseils :
1. La gestion de planning du community manager freelance
J’ai eu l’occasion de voir de très nombreux community managers travaillés sans planning, sans agenda… juste parce qu’ils pensaient que ce n’était pas nécessaire quand on avait une bonne mémoire et qu’on était naturellement organisé.
Je ne suis pas de cet avis ! La première chose à faire est d’avoir un planning et un agenda où notifier ses tâches, ses missions et ses différents rendez-vous.
L’agenda on l’emporte avec soi, le planning peut être un tableau à afficher dans son bureau ou au dessus de son poste de travail informatique.
Il est relativement important d’avoir une vision sur l’ensemble de ses tâches pour rapidement repérer les missions à venir et les différents rendez-vous que l’on pourrait avoir.
L’avantage d’un planning est d’avoir une vision globale sur 6 mois, voir sur l’année.
L’agenda quant à lui est consultable au jour le jour et on peut facilement le glisser dans sa sacoche quand on part à l’extérieur.
Pour ceux qui sont à l’aise avec les applications mobiles, un agenda sur son smartphone fera l’affaire dès lors qu’on pensera à le consulter régulièrement.
2. La To Do List du community manager freelance
Si l’agenda et le planning vous offre une vision des missions en cours et à venir, il n’est pas courant d’y lister ses tâches en détail.
Pour se faire le community manager freelance devra nécessairement se créer une To Do List par mission, afin d’avoir un suivi sur l’avancée de son projet.
L’avantage d’une To Do List est donc de visualiser sa progression et de pouvoir découper sa mission en plusieurs tâches prioritaires et secondaires.
Vous pourrez ainsi démarrer par les priorités et finir par les tâches les moins urgentes.
La To Do List peut également être créée pour des besoins annexes aux missions, ceci afin de ne pas oublier ses obligations personnelles.
S’il existe également d’excellentes applications mobiles de ToDo List, c’est là aussi à vous de voir si ce mode vous convient plus que d’avoir un visuel devant vous, au fur et à mesure de l’avancement de votre projet.
De plus la ToDo List est un indicateur stimulant, et parmi les plus importants pour conserver sa motivation et voir sa progression au fur et à mesure.
3. Automatiser la diffusion de vos contenus
Automatiser la diffusion de ses contenus à un net avantage sur le gain de temps au quotidien.
Il ne s’agit pas de se substituer face à l’automatisation, mais de programmer la diffusion de ses posts à des heures et des dates connues à l’avance, afin d’optimiser son temps de travail.
L’interaction quant à elle restera toujours humaine. De nombreuses solutions existent pour le community manager freelance comme SociallyMap, Over-Graph, Hootsuite, ClockTweets, etc… vous faciliteront grandement pour vos partages de contenus récurrents.
En automatisant sa présence sur les réseaux sociaux, vous aurez la possibilité de vous concentrez sur d’autres tâches, et ainsi rentabilisez votre temps au mieux.
4. Les tâches prioritaires du community manager freelance
Chaque mission regroupe plus ou moins de tâches pour le community manager freelance.
Pour les gérer avec efficacité, il est nécessaire de leur fixer des niveaux de priorité. Déterminez les tâches importantes, celles qui seront plus longues et celles qui ne vous prendront pas trop de temps.
Ensuite placez-les dans l’ordre de traitement selon les différentes possibilités qui s’ouvriront à vous.
Si vous buttez sur un sujet, n’hésitez pas à passer au suivant et à revenir au précédent plus tard quand vous serez plus disposé.
Le community manager freelance peut avoir un manque d’inspiration momentané, un peu de stress ou un tout simplement un coup de fatigue.
Ainsi pour éviter une forte concentration inutile, passer rapidement à autre chose.
5. Savoir faire des concessions
Faire des concessions ! Ce 5ème point s’adresse surtout aux personnes qui auraient la fâcheuse tendance à perdre du temps pour rien. Jouer sans prendre garde au temps qui s’écoule, regarder la télé, des séries ou encore des vidéos de chat sur YouTube !
N’oubliez jamais que le temps passe très vite quand on s’amuse et qu’on est captivé par ces distractions. Ce n’est pas que la distraction est interdite, mais fixez-vous davantage des priorités sur vos obligations.
Les concessions visent donc à réduire ces activités très chronophages et contre-productives. Le meilleur moyen reste de se fixer un temps de loisir comme récompense pour un travail achevé
6. Sous-traiter votre rédaction
Vous n’avez jamais eu la sensation de ne pas pouvoir publier votre article à temps, ou de vous dire qu’il faut absolument que vous publiez votre article demain quitte à dormir peu cette nuit.
Si vous êtes du genre à vivre cette sensation à répétitions, n’hésitez pas à recourir à la sous-traitance peu couteuse pour rédiger les socles de vos articles.
Il vous suffira de les retravailler ensuite pour qu’ils conservant votre empreinte et votre style. L’idée est de pallier au manque d’inspiration et à la page blanche qui a tendance parfois à s’éterniser.
Faites rédiger vos articles sur SeedingUp par exemple, et profitez de plusieurs niveaux de rédaction selon vos exigences.
Les tarifs sont souples et ce seront plusieurs heures de gagner à la clé, et à moindres frais.
7. Alterner votre amplitude de travail
De nombreuses personnes sont plus productives le soir quand tout est calme ou à l’inverse le matin de bonne heure. Pour trouver la bonne formule et être plus productif, pensez à switcher de temps en temps pour trouver votre période de temps la plus productive. Elle peut varier selon les missions et la réflexion à avoir autour.
Si certaines tâches demandent beaucoup de réflexion et de concentration, il peut être judicieux de trouver le bon moment au cours de la journée pour y travailler.
Un travail en soirée, vous permettra aussi de profiter un peu de votre matinée suite à un week-end bien rempli par exemple.
Apprenez à alterner vos périodes de travail pour trouver le moment le plus productif, et ne pas perdre du temps sur des tâches où il est nécessaire d’être au calme.
8. Anticiper sur vos périodes creuses
Des périodes creuses, il y en a toujours un peu chez le community manager freelance ! Si c’est le cas, profitez-en pour vous avancer sur des dossiers à venir ou pour commencer à les étudier.
Il ne s’agit pas de remplir coute que coute les moments creux, car il faut aussi profiter un peu de soi et décompresser, mais d’anticiper une éventuelle charge de travail, et commencer par planifier certaines tâches pour gagner du temps.
Si vous tenez un blog, ça peut être l’occasion de rédiger, de réfléchir à des sujets etc…
A l’inverses les périodes calmes peuvent servir à évacuer et à s’offrir un peu de repos si les missions à venir ne demandent pas trop d’investissement.
9. Utiliser des outils de gestion de projet
Utiliser des outils en ligne est un bon moyen si on travaille en équipe ou lors de missions sur des sujets qui demandent de faire intervenir plusieurs personnes.
C’est dans ces moments-là que des outils comme Taskworld ou Trello pourront vous être d’une précieuse aide pour suivre l’évolution de votre travail et des updates faites par vos collègues, clients ou collaborateurs.
10. Planifier des pauses et des sorties
Travailler c’est bien, mais se reposer l’est tout autant pour équilibrer ses besoins corporels. Quand le corps est fatigué, il est nécessaire de ne pas tirer dessus trop longtemps, sous peine d’une grosse fatigue et à terme d’un mini burnout.
Si le gain en temps n’est pas direct, c’est plutôt de préventif dont il est question. Une grosse fatigue, une période de stress ou au pire un burnout, vous immobiliseront pour de bon avant de reprendre votre activité normalement.
Le repos est primordial, et pas seulement pour le corps mais aussi pour l’esprit.
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Les pauses
Pour se faire, il est premièrement indispensable pour le communiy manager freelance de faire des pauses toutes les heures et de marcher quelques minutes autour de vous (bureau, espace coworking…).
5 minutes suffiront à se dégourdir les jambes et éviter un tassement des disques.
Dans les métiers du web, ce sont régulièrement des personnes sédentaires qui ne bougent pas ou très peu de leur bureau de travail.
Ajoutez à cela un regard fixé sur un écran pendant des heures, et ce sont les cervicales et les yeux qui s’useront à grande vitesse.
Faites attention à votre posture et ne négligez pas les temps de pause. Il ne s’agirait pas de finir avec un lumbago ou une hernie discale… ça peut arriver très vite !
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Les sorties
N’hésitez pas à rencontrer vos semblables et à échanger autour de vos expertises communes. En participant à 2/3 meetups par mois vous aurez la possibilité d’échanger mais également d’apprendre en toute convivialité.
Généralement les rencontres se terminent par un afterwork, où ce sera même l’occasion d’échanger quelques cartes de visite.
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