Votre entreprise est-elle prête pour l’émission et la réception de factures au format numérique ? Assurez-vous d’avoir fait le point avec vos équipes sur ces 5 aspects de la facturation électronique.
1 – Avez-vous choisi votre plateforme de dématérialisation partenaire ?
Le choix de la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) doit avoir été fait d’ici l’entrée en vigueur de l’obligation d’émission de factures électroniques, qui dépend de la taille de la structure. Les PME et les microentreprises seront les dernières à devoir se mettre en conformité.
À ce jour la date butoir est fixée au 1er septembre 2026 pour les plus grandes structures et au 1er septembre 2027 pour les plus petites.
Dans le nouveau schéma de transmission des factures électroniques, les PDP jouent le rôle d’intermédiaires entre les fournisseurs et les clients. Ce modèle couvre aussi les fonctions de e-reporting, c’est-à-dire de transmission des données utiles à l’administration fiscale.
Parmi les PDP immatriculées par l’État, vous avez la possibilité de choisir celle qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise (fonctionnalités, tarifs, facilité d’utilisation…).
2 – Les outils de la digitalisation des processus sont-ils en place ?
Pour envoyer des documents conformes à votre PDP, vous devez avoir préalablement mis en place des outils de gestion électronique des documents (GED) de facturation. Dans le cadre de la transition digitale de l’entreprise, la solution aura permis de numériser les anciennes factures au format papier afin que tous les documents de l’entreprise puissent être regroupés sur la même plateforme.
Les outils mis en place doivent permettre de créer des e-documents natifs garantissant l’authenticité et l’intégrité des données. Pour la facture électronique, les formats autorisés sont de 3 types : le Cross Industry Invoice (CII), le Universal Business Language (UBL) et les formats mixtes associant un fichier de données structurées XML et un fichier PDF pour la lecture.
3 – Les collaborateurs ont-ils été formés sur ces outils ?
Même en choisissant les outils les plus intuitifs du marché, l’entreprise ne peut pas faire l’économie de la formation du personnel. L’investissement en temps et en ressources peut être conséquent, mais il conditionne l’efficacité et la rentabilité du système.
Votre intégrateur de GED peut vous aider à embarquer l’ensemble des collaborateurs dans l’évolution numérique de l’entreprise. La facturation électronique modifie les processus des différents services : comptabilité et finance, pôle commercial et fonction approvisionnement, sans oublier les collaborateurs en charge de l’informatique et du système d’information.
4 – Les processus sont-ils suffisamment sécurisés ?
Les processus mis en place doivent respecter les protocoles de chiffrement garantissant la protection des données. Votre système doit par ailleurs vous permettre de contrôler les accès afin de limiter la consultation des documents aux seules personnes et services intéressés.
L’archivage des données de facturation doit se faire dans un environnement digital sûr, garantissant leur intégrité tout en permettant d’y accéder jusqu’à la fin de la durée de conservation légale.
5 – Le système a-t-il été testé sur toutes les étapes de la facturation ?
Les tests effectués sur le nouveau système doivent permettre de détecter les défaillances au niveau de la création du document, de sa validation ou encore de l’intégration de ses données dans le système comptable de l’entreprise.
Un bon environnement test recrée les conditions réelles d’utilisation avec les scénarios récurrents, mais aussi les cas de figure plus particuliers. Le fonctionnement du processus mis en place avec la PDP sélectionnée doit aussi être vérifié.
Pour être sûr que le système tienne la route, vous pouvez tester ses performances avec un nombre élevé de documents à traiter.
