La dématérialisation de factures fournisseurs est un procédé qui consiste à convertir les factures d’un support papier à un support numérique ou digital. Cette pratique répond à un besoin de plus en plus grandissant d’économie au sein de l’entreprise.
Elle permet également un gain considérable de productivité dans le processus de traitement des données comptables. Pourtant, malgré les multiples avantages qu’elle peut apporter à une société, la dématérialisation de factures fournisseurs a encore du chemin à parcourir avant de devenir une norme en France. Cela s’explique probablement par le fait qu’elle nécessite un changement radical dans le mode de fonctionnement de l’organisation, qui peut s’avérer fastidieux durant les premiers mois.
Vous êtes un chef d’entreprise soucieux de faire évoluer votre entreprise vers de nouveaux standards d’excellence et de performance ? Découvrez ici toutes les raisons de passer à la dématérialisation de factures fournisseurs.
Pourquoi dématérialiser ses factures ?
La gestion des factures en support papier est une opération qui exige beaucoup de temps, mais aussi beaucoup d’attention. De plus, elle est composée de plusieurs étapes, ce qui augmente considérablement les risques d’erreurs qui y sont associés.
L’objectif de la dématérialisation est de faire bénéficier aux entreprises des nombreux avantages que la digitalisation peut leur apporter, pour un meilleur traitement de leurs données. Voici quelques avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs pour une entreprise :
- elle permet une meilleure traçabilité et une plus grande clairvoyance du système de gestion des factures de votre entreprise,
- elle améliore la réputation et la fiabilité de votre entreprise auprès des partenaires et lui permet de mieux s’imposer face à ses concurrents,
- elle vous permet de gagner un temps considérable dans le traitement de vos factures fournisseurs,
- elle réduit presque à zéro le risque d’erreurs dans le traitement des factures, surtout lorsque vous travaillez simultanément avec plusieurs fournisseurs,
- elle permet à votre entreprise d’avoir une base de données solide et centralisée qui peut être consultée par tous les membres de votre équipe,
- elle vous aide à avoir en tout temps une vision claire de votre trésorerie, de votre dette fournisseur et de vos dépenses.
Quel que soit le domaine d’activité de votre entreprise, la dématérialisation des factures fournisseurs peut lui faire bénéficier de ces multiples avantages. De plus, c’est un procédé qui, depuis de 1er janvier 2020, est imposé à toutes les sociétés ayant pour partenaire l’État ou une collectivité territoriale.
Tout porte donc à croire qu’elle deviendra bientôt obligatoire pour toutes les entreprises présentes sur le territoire français. Opter le plus tôt possible pour la dématérialisation vous permet donc d’avoir de l’avance sur vos concurrents, mais aussi de vous positionner pour collaborer avec l’État sur certains de ses projets.
Optez pour un logiciel de dématérialisation fiable et performant
Procéder à la dématérialisation de factures fournisseurs nécessitera que vous soyez prêt à subir un changement total dans le système de fonctionnement de votre entreprise. Pour réussir cette transition, opter pour un logiciel de dématérialisation est le moyen le plus pratique.
Cet outil digital vous permet de traiter toutes les données de vos fournisseurs à partir d’un tableau de bord, facile à utiliser et intuitif. Il favorise une accélération importante dans le processus de gestion des factures et réduit par conséquent le coût de traitement de celle-ci.
Les logiciels de dématérialisation les plus performants peuvent vous permettre de réaliser une économie allant jusqu’à 75 % par rapport au traitement manuel des factures. Ils sont également dotés d’un système de saisie rapide et précis qui favorise un gain de temps considérable.
Grâce à son système d’archivage rigoureux, le logiciel de dématérialisation de factures fournisseurs assure le stockage et la sécurité des données de tous vos partenaires. Vous êtes donc épargné du risque de perdre certaines informations importantes, ce qui vous épargne d’éventuels litiges avec vos fournisseurs.
De plus, vous pouvez facilement le connecter à tous vos logiciels de comptabilité pour un transfert et un traitement optimisé des données. Opter pour un logiciel de dématérialisation vous permet donc aussi de réduire le stress que peut subir votre département des affaires financières, à cause des risques d’erreurs liés à la saisie et au traitement des chiffres.
Cela peut booster leur productivité parce qu’ils ont davantage de temps libre pour se consacrer à des missions plus pertinentes qui selon certaines études peuvent permettre l’augmentation jusqu’à 2 % de votre chiffre d’affaires annuel.
Comment dématérialiser les factures fournisseurs ?
Il est important de noter que le processus de dématérialisation peut nécessiter un délai de transition plus ou moins long, avant d’être totalement opérationnel.
L’étape de la numérisation et du classement des anciennes factures demande souvent beaucoup de temps. Une fois cette étape franchie, l’édition des nouvelles factures devient plus rapide. Voici en quelques phases comment dématérialiser vos factures fournisseurs.
Capture et enregistrement de la facture
Le logiciel de dématérialisation est équipé de deux fonctionnalités qui interviennent dans la capture et l’enregistrement des factures fournisseurs :
- l’OCR : Reconnaissance Optique des Caractères,
- la LAD/RAD : Lecture Automatique des Documents/Reconnaissance Automatique des Documents.
Ces deux outils permettent au logiciel d’interpréter tous les types de factures fournisseurs, qu’ils soient en format papier ou numérique, et quel que soit leur format (JPEG, PDF, EDI…).
Vous pouvez aussi le connecter directement à un site ou une application fournisseur pour transférer les informations vers votre base de données. Ensuite, vous n’aurez qu’à effectuer la même action dans le sens inverse pour faire parvenir la facture à votre fournisseur.
Contrôle de la validité de la facture
Le logiciel de dématérialisation permet aussi de vérifier l’existence du fournisseur et la conformité des informations transcrites sur chaque facture. Vous pouvez ainsi être rassuré que vos opérations s’effectuent en toute légalité et que vous ne risquez aucune malversation. Il vérifie aussi de manière automatique le remplissage de tous les champs obligatoires avant la validation de vos transactions.
Transfert au logiciel comptable
Après avoir contrôlé la conformité de la facture, le logiciel transfère ensuite ses données vers l’outil de comptabilité de votre entreprise. Grâce à cet automatisme, toutes les informations financières de vos partenaires sont systématiquement stockées et vous pouvez facilement les retrouver en cas d’audit ou face à une situation de litige.
Validation et paiement des factures
À cette étape du processus, les informations du fournisseur sont transmises au département de votre entreprise chargé de valider les bons de commande et effectuer le paiement des factures. Dès que la transaction est finalisée, le logiciel vous envoie un message de confirmation et procède à la dernière étape du processus.
Archivage des factures
C’est la dernière étape du processus de dématérialisation. Elle permet de boucler d’opération en gardant une trace des documents impliqués. Ces derniers sont stockés sur des serveurs sécurisés et vous pouvez les consulter n’importe quand pour une vérification ou une modification.
Comment utiliser un logiciel de dématérialisation de factures fournisseurs ?
Pour réussir votre projet de dématérialisation, vous devez choisir le logiciel qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise. Nous vous conseillons pour cela d’effectuer en amont une étude approfondie des différentes solutions qui se présentent à vous, afin d’opérer le choix le plus judicieux pour votre organisation.
Pour déterminer le logiciel qui vous convient le mieux, vous devez avant tout évaluer certains critères incontournables tels que :
- le nombre de factures que vous gérez par mois,
- le niveau de compatibilité de votre système d’information avec ces différents logiciels,
- les fonctionnalités dont votre entreprise a le plus besoin pour la dématérialisation des factures,
- la réputation et le sérieux des concepteurs de ces logiciels (le nombre de leurs clients peut être un indice),
- la possibilité d’utiliser ce logiciel sur des appareils mobiles,
- le niveau d’engagement et d’accompagnement du fabricant tout au long du processus de dématérialisation.
Une fois votre logiciel choisi, vous devez ensuite apprendre à l’utiliser pour pouvoir bénéficier de toutes les fonctionnalités auxquelles il donne accès. À cette étape, vous pouvez demander conseil à un professionnel qui saura vous faire gagner du temps dans l’apprentissage.
Fédérez vos collaborateurs autour du logiciel de dématérialisation
Pour réussir le passage à la dématérialisation de factures fournisseurs, vous devez impérativement trouver un moyen efficace de fédérer votre équipe autour de ce projet. Parce qu’il est certain que ce changement ne sera pas accueilli de la même manière par tous les employés.
Vous devez donc prévenir les frictions et les réticences en élaborant un plan d’accompagnement de l’équipe vers l’adoption de ce nouvel outil de travail. Pour que cette phase de transition se déroule bien, vous pouvez par exemple organiser des formations et des séances d’initiation à l’utilisation du logiciel de dématérialisation.
Vous devez aussi veiller à donner la parole à vos collaborateurs et les encourager à exprimer leurs appréhensions et leurs préoccupations, afin que vous puissiez y apporter des éléments de réponses. Le but est de les emmener à se sentir pleinement impliqués dans ce projet de dématérialisation.
Vous pouvez aussi initier des scénarios de réception et de traitement des factures afin de permettre à toute l’équipe de prendre totalement en main l’utilisation de ce logiciel. Une fois votre équipe bien formée à l’utilisation de cet outil, ce n’est plus qu’une question de temps pour que la dématérialisation de factures fournisseurs devienne une norme au sein de votre organisation.
