Face aux préoccupations environnementales et à la RSE au sein des entreprises, de nombreux documents sont à présent dématérialisés. Qu’il s’agisse de contrats destinés à être signé électroniquement jusqu’aux fiches de paie des salariés, les entreprises doivent adopter des solutions rapidement pour être en conformité et répondre à des soucis d’environnement.
Abordons ainsi le document officiel qu’est la fiche de paie destinée aux salariées de toute entreprise. Afin qu’une entreprise soit en conformité avec les nouvelles règles et la RSE, il devient urgent d’y répondre avec des solutions adaptées. Ainsi il apparait évident que la fiche de paie devrait être accessible en ligne pour tout salarié.
Définissons avant tout le document comptable, en passant par l’impact positif dans le cadre de la RSE jusqu’à la solution à adopter par les entreprises.
Qu’est-ce qu’une fiche de paie en ligne ?
La fiche de paie est le document officiel que remet un employeur à son salarié chaque mois, afin de justifier du revenu qu’il perçoit en échange du travail contractuel délivré. Ce document fait état d’un salaire brut auquel est ajouté divers avantages ainsi que l’ensemble des cotisations légales payées par l’employeur.
Depuis 2018, la fiche de salaire doit être facilement lisible et permettre ainsi une lecture rapide des informations qui y figurent. Les salariés doivent en avoir une meilleure compréhension, notamment au niveau des retenues salariales et des diverses déductions internes ou fiscales.
Les entreprises étant confrontées et sensibilisées à la RSE, les documents tels que les fiches de paie deviennent accessibles en ligne. Ainsi pour toute structure qui souhaite faire ses fiches de paie en ligne en quelques clics, il est possible de recourir à des solutions dédiées.
De plus les bulletins de salaires électroniques faciliteront grandement le classement des documents importants à tout salarié, tout comme leur accès rapide depuis n’importe où s’ils disposent d’un espace de stockage en ligne.
Attention : Tout salarié souhaitant recevoir son bulletin salaire au format papier est dans son droit, car ce n’est pas une obligation, mais une recommandation. Le salarié peut ainsi s’opposer au format électronique si celui-ci est voté par défaut au sein de l’entreprise.
Etre éco-responsable et s’engager dans la RSE
Dans le cadre de la RSE, qui signifie Responsabilité Sociétale des Entreprises, (à ne pas confondre avec les RSE : Réseaux Sociaux d’Entreprise) il est fait état de 7 thématiques centrales dans le cadre de la norme ISO 26000. Le point qui nous intéresse ici dans le cadre de la dématérialisation des documents, est l’environnement.
Comme vous le savez, pour faire du papier cela nécessite d’abattre des arbres, et tant qu’à faire, autant réduire cet abattage au rythme où ils repoussent. Une entreprise qui s’engage sur la dématérialisation de ses fiches de paie fait donc un pas en avant dans son impact positif sur l’environnement.
D’une part via la fiche de paie en elle-même, mais également pour tout document qui pourrait l’accompagner. Ces documents étant en plus glissés dans une enveloppe avant d’être remis au salarié. Dématérialiser l’ensemble de ce processus en interne, permettra un gain de temps considérable, et réduira les échanges tout en favorisant positivement son engagement environnemental.
Avoir recours à une solution permettant de faire ses fiches de paie en ligne devient dés lors une nécessité pour s’inscrire dans l’éco-responsabilité.
Les avantages d’une solution de fiche de paie en ligne
Outre le chapitre environnemental, un bulletin de salaire dématérialisé offrira de nombreux avantages face au papier tout comme pour le service paie ayant à charge leur création. On peut noter parmi les avantages certains :
- Le gain de temps de par une solution en ligne qui facilite les étapes de création jusqu’à la mise en ligne du bulletin de salaire.
- Eviter les impressions et les mises sous pli qui consomment du temps.
- Réduire drastiquement la consommation d’encre et de papier qui permettront des économies substantielles au sein des grosses entreprises.
- Avoir une solution en ligne qui gère automatiquement le personnel au-delà des salaires et qui centralise tout ; note de frais, gestion des absences et des congés etc.
- L’automatisation du procces, qui nécessite uniquement une intervention en cas de changements ou de mise à jour. Les process récurrents s’opèrent ainsi automatiquement.
Chaque entreprise selon ses attentes et besoins pourra certainement trouver d’autres avantages non soulevés ici.
Bien choisir son logiciel de paie en ligne
Dans l’idéal il faut démarrer de ses besoins et de ses objectifs, en vue de trouver la solution qui y répondra au mieux.
Cette étape finale consistera donc à opter pour la meilleure solution pour créer ses fiches de paie en ligne et les rendre accessible rapidement pour l’ensemble du personnel. La solution sera à envisager selon la taille de sa structure et des différents besoins en matière de gestion de personnel, considérant qu’une telle solution offre généralement d’autres fonctionnalités comme la gestion de notes de frais notamment, mais pas que.
La gestion des plannings comme des congés peuvent être associées à ces logiciels, permettant ainsi de faire le pont avec les bulletins de paie pour la déduction des jours de vacances, mais aussi de toute forme d’absence.
La solution de paie devra donc être simple à prendre en main et permettre de se familiariser rapidement avec les fonctionnalités proposées, sans être forcément un expert. Reste tout de même à charge du personnel paie de répondre aux interrogations des salariés.
En résumé
Si recourir à une solution permettant de faire ses fiches de paie en ligne s’avère pratique, notons que ce n’est pas dénué d’intérêts comme le gain de temps et l’impact positif sur la RSE, en matière d’environnement. On peut voir qu’au sein des entreprises, et notamment des grands groupes, que des solutions de dématérialisation pour un bon nombre de documents internes, sont déployées rapidement.
A terme c’est l’ensemble des documents officiels et contractuels qui seront délivrés électroniquement, que ce soit entre une structure professionnelle et ses salariés, comme les institutions publiques et toute personne usant de ceux-ci.
