Les vacances d’été approchent ! pour les community managers, qu’ils soient salariés ou freelances, il est très important de planifier son travail et de s’organiser efficacement durant la période estivale.
Assurer une présence continue sur les réseaux sociaux tout en profitant pleinement de ses congés peut sembler un vrai défi pour les gestionnaires de communautés, mais avec une bonne organisation, il est tout à fait possible de concilier les deux.
Découvrez la checklist complète pour le community manager qui s’apprête à prendre ses vacances d’été, pour éviter tout stress inutile et profiter au mieux de ses congés.
Attention, le but n’est pas ici de travailler durant ses vacances mais de palier à des manques et/ou de garder sa conscience professionnelle, etc.
Cela ne doit pas être une obligation ni une sollicitation de l’entreprise, d’autant plus si le community manager est salarié.
Comment gérer son community management durant l’été ?
Pour nombre de community managers, les vacances d’été représentent plus un défi qu’un moment où le repos devrait primer pour se ressourcer. Entre le community manager freelance qui est tout seul au commande de son business, et le salarié qui n’a que peu de personnes sur qui compter, il est parfois difficile de ne pas être obligé de gérer les réseaux sociaux de son entreprise durant ses vacances.
Ce n’est pas que l’entreprise sollicite son community manager pour s’occuper des réseaux sociaux durant ses congés, mais c’est plutôt une question de conscience professionnelle et de passion pour son métier. Un CM a tout intérêt à profiter de ses vacances plutôt que de stresser sur ce qui pourrait subvenir sur ses plateformes sociales.
Pour éviter ce stress et savoir comment gérer son community management pendant ses congés d’été, voici une checklist pour se préparer sereinement avant son départ. Ce sont cinq sujets à considérer plus un dernier point spécifique aux community managers freelances.
1. Planifier, analyser et préparer ses actions avant son départ
La première chose à faire pour le community manager est de planifier l’ensemble de ses actions avant son départ, notamment les urgences et les posts à publier durant l’été. Voici quelques questions à se poser avant son départ en congés :
- Quels sont les sujets à aborder et à diffuser sur ses réseaux sociaux ?
- Est-ce qu’il y a des dossiers urgent à traiter ?
- Est-ce qu’un sujet sensible risque de générer des commentaires négatifs ?
- Une personne prendra-t-elle le relais en l’absence du community manager ?
- Comment planifier mes publications, ; sur quelles plateformes er à quelles dates ?
- Qui dois-je informer en cas de soucis majeur ? etc.
Le but étant de planifier un maximum de tâches et de rien avoir à gérer en son absence.
L’analyse des besoins en community management
Avant de partir en vacances, il est essentiel de faire un état des lieux de ses tâches et responsabilités vis-à-vis des sujets en cours et d’évaluer les besoins. Le domaine des réseaux sociaux demande de la proactivité et un suivi de ses actions en continue, c’est pourquoi il est essentiel de mettre des priorités pour son community management.
- Identifiez les périodes de forte activité sur les réseaux sociaux et voyez si la période estivale génère de l’engagement et sur quels sujets.
- Analysez les types de contenus qui nécessitent une surveillance particulière comme un lancement de produit, des événements, une campagnes en cours, afin d’aviser au niveau des commentaires. Il peut également s’agir de sujets sensibles qui ont été partagés antérieurement.
- Qui peut prendre le relais en interne pour couvrir la modération et l’analyse des publications si nécessaire ?
Le calendrier éditorial des vacances estivales
Créez un calendrier éditorial couvrant toute la période de vos vacances et légèrement après et validez qui fait quoi si nécessaire. En cas d’automatisation, faites vérifier la bonne diffusion des posts sur vos réseaux sociaux.
- Planifiez les publications à l’avance en utilisant des outils de gestion des réseaux sociaux comme Hootsuite, Buffer ou Swello.
- Mixez divers types de contenus (articles de blog, vidéos, stories, infographies, etc.) pour maintenir un bon niveau d’engagement de votre audience.
- Faites valider le calendrier éditorial en interne avant votre départ.
Coordonner les tâches avec son équipe
Pour les community managers salariés qui travaillent en équipe, il sera nécessaire de tout verrouiller avant le départ en congés.
- Informer ses équipes des dates de congés et s’assurez qu’ils connaissent leurs responsabilités quant aux tâches à exécuter.
- Mandatez un collègue de confiance pour surveiller les interactions sur les réseaux sociaux et gérer les urgences si besoin.
Pour les community managers freelances :
- Informez en toute transparence vos clients de vos dates de congés et convenez des attentes et des livrables avant votre départ.
- Informez vos clients d’une éventuelle automatisation des publications en votre absence.
- Éventuellement et si possible, trouvez un remplaçant ou un collaborateur freelance pour prendre le relais en cas de forte activité et d’interaction durant cette période.
2. Automatiser et programmer ses publications durant l’été
Pour les publications à diffuser en votre absence, recourrez à des outils pour gérer les réseaux sociaux en vue d’automatiser vos contenus.
Recourir aux outils d’automatisation
Les outils d’automatisation seront d’un grand secours pendant les vacances vu qu’ils permettent de définir en amont des dates et des heures de partage selon les plateformes.
- Utilisez Hootsuite, Buffer, Agorapulse ou Swello pour programmer des publications sur plusieurs plateformes à l’avance.
- Configurez des réponses automatiques aux messages et aux commentaires pour maintenir l’engagement.
Privilégier le contenu éphémère
Planifiez du contenu éphémère qui peut être publié automatiquement, sans qu’il s’agisse de sujets sensibles qui peuvent nécessité de la modération.
- Recourrez aux stories Instagram ou Facebook pour partager du contenu léger et engageant auprès de votre communauté.
- Rebondissez sur la période estivale et engagez vos abonnés sur des sujets spécifiques qui ont traita aux vacances pour stimuler les interactions en évitant des sujets de fond.
- Programmez vos articles de blog et l’envoi de votre newsletter à l’avance.
- Introduisez des contenus divertissants pour équilibrer votre communication et divertir votre communauté.
Mettre en place un monitoring automatisé
Utilisez des outils de surveillance pour rester informé des mentions de votre marque, notamment si vous avez lancé des campagnes en amont et que des commentaires peuvent survenir en votre absence. Le monitoring ne devrait pas être géré par le community manager en congés mais il peut être avisé pour permettre une meilleure réactivité.
Pour un community manager travaillant seul, il faut éviter autant que possible tout sujet sensible ou campagne qui générerait potentiellement des réactions négatives et/ou nécessitant de la modération.
- Configurez des alertes pour les mentions importantes nécessitant une surveillance accrue.
- Utilisez des outils comme Mention ou Brandwatch si vous travaillez au sien d’une grosse société pour surveiller les conversations en ligne.
- Avisez en cas de problème et informez aussi vite que possible un responsable en interne ou un suppléant si besoin, pour être réactif.
3. Comment gérer ses urgences en community management en été ?
Des urgences peuvent survenir à tout moment y compris pendant les congés prix par le community manager. Pour mieux gérer les éventuelles urgences, il faut aviser et prévoir des scénarios, tout en se déchargeant sur des personnes compétentes en interne, car il ne s’agit pas de gérer une crise depuis ses vacances ou un excès de modération.
Faut-il se préparer à une éventuelle crise ?
Anticipez les crises potentielles en établissant un plan d’action, même si on préfère penser que ça n’arrivera pas. Attention toutefois à évaluer le risque selon les suets partagés, la nature de la marque et de ses produits/services.
- Créez un guide de gestion de crise en amont avec des scénarios possibles et des réponses pleinement appropriées.
- Assurez-vous que votre remplaçant ou votre collègue connaisse ce guide et qu’il puisse agir en conséquence.
- Faites quelques répétitions de scénarios avant votre départ en congés.
Limiter ses accès à ses comptes et messageries
Décidez des moments précis où vous consulterez vos messages et vos notifications, sans que cela entache vos journées.
- Évitez de vérifier constamment vos emails et vos notifications pour ne pas gâcher vos vacances, même si on sait que de nombreux CM le font malgré tout.
- Réservez des créneaux spécifiques, comme une fois par jour à une heure précise, pour vérifier et répondre aux éventuelles urgences.
Informer son audience
Vous pouvez informer votre audience en toute transparence de votre absence :
- Publiez un message informant que vous êtes en vacances et que les réponses pourraient être retardées ou amoindries.
- Assurez une communication claire avec votre équipe ou vos clients concernant les possibles urgences à gérer.
4. Maintenir son équilibre vie pro / vie perso durant les vacances
Le plus important est sans aucune doute de respecter sa vie personnelle et privée et de profiter au mieux de ses vacances sans que cela soit une source de stress, d’autant plus lors de congés en couple ou en famille.
Après on sait que les community managers célibataires ne se priveront que rarement de jeter un œil à leurs plateformes sociales… et ne mentez pas, on vous voit !
Déconnexion totale ou partielle ?
Accordez vous des moments de déconnexion ou faites un trait sur votre smartphone et/ou votre ordinateur portable :
- Planifiez des activités sans écran pour profiter pleinement de vos vacances et laissez votre smartphone à l’hôtel ou sur votre lieu de séjour.
- Evitez de plonger dans votre smartphone en famille ou lors d’excursions, quand il est préférable de profiter des siens et du paysage.
Organiser son temps
Si nécessaire, utilisez des outils de gestion du temps pour équilibrer votre travail et les périodes de détente. Certains community managers peuvent travailler à distance, notamment les freelances, sans se couper de temps de repos pour profiter des payes et lieux visités.
- Planifiez votre journée pour y inclure des moments de détente et de loisirs si vous êtes en mode travail à distance.
- Utilisez des applications pour organiser vos tâches et aller à l’essentiel pour éviter tout stress et papillonner sur les réseaux sociaux.
Mettre des priorités dans ses tâches
Identifiez les tâches prioritaires, celles sue vous souhaitez piloter et déléguez le reste quand c’est possible.
- Concentrez-vous uniquement sur les tâches essentielles et urgentes et celles qui vous impliquent directement éventuellement.
- Déléguez les tâches moins critiques et les plus accessibles à votre équipe ou à votre remplaçant.
5. Le retour de vacances du community manager !
Le retour de vacances devrait être tranquille si tout a bien été géré en amont, mais selon divers cas ; déconnexion totale ou connexion modérée, il peut y avoir un surcroit de travail pour la reprise, surtout sur septembre si vous partez en août.
Récupérer les informations et se mettre à jour
À votre retour, prenez le temps de vous mettre à jour sur tout ce qui s’est passé en votre absence.
- Consultez les rapports d’activité de vos outils de gestion des réseaux sociaux, vos messageries, les commentaires, etc.
- Prenez connaissance de vos emails et des messages importants envoyés durant votre absence.
- Traitez ensuite les priorités et avancez au plus vite pour éviter une accumulation avec les encours.
Analyser les performances de ses actions
Évaluez la performance des actions menées pendant votre absence et tirez des conclusions.
- Analysez les performances des publications programmées et automatisées et voyez si tout s’est bien déroulé et si la période estivale à générer de l’engagement malgré votre absence.
- Identifiez les points à améliorer pour les prochaines vacances et réfléchissez à chaud pour éviter de se replonger dedans d’ici un an.
Réajuster ses stratégies en fonction des résultats
Mettez à jour votre stratégie en fonction des résultats observés et avisez sur les points à améliorer, le contenu à produire, les sujets à limiter, etc.
- Ajustez votre calendrier éditorial et vos fréquences de diffusion de contenu (trop ou peu importante selon vos résultats obtenus).
- Retenez des leçons de vos constats et considérez-les pour mieux préparer vos futures absences.
6. Conseils spécifiques pour le community manager freelance
Un community manager freelance est une entreprise à lui tout seul et il est donc responsale de ses clients à tout moment, congés ou pas. C’est à lui d’être transparent avec ses clients quand des congés arrivent et de mettre en place une stratégie pour palier aux moments d’absences et d’indisponibilité.
Gérer ses clients en toute transparence
Communiquez clairement avec vos clients avant de partir, en leur signalant avant toute mission engagée que vous prenez des congés durant une période définie. Si nécessaire établissez directement un plan d’action durant cette période.
- Informez-les de vos dates de congés et voyez un scénario allégé pour ce qui est des performances attendues.
- Assurez-vous que toutes les tâches importantes soient terminées ou déléguées à une collègue de confiance en votre absence. Informez vos clients si un autre interlocuteur intervient en votre absence.
Gérer ses revenus et les aligner sur sa période de congés
Réaligner ses revenus selon ses périodes de congés peut être une solution pour les community managers qui souhaitent pleinement profiter de leur vacances, s’ils n’ont aucune obligation. On sait que les congés d’été sont des périodes creuses pour de nombreux freelances et que plutôt que courir après les missions, il est préférable de mettre de côté pour combler ce manque à gagner.
Se préparer financièrement pour couvrir ses périodes de congés :
- Établissez un budget pour vos vacances, en tenant compte de la perte potentielle de revenus durant les mois généralement off selon les domaines d’activités.
- Considérez la possibilité de travailler partiellement pendant les vacances pour maintenir un flux de revenus.
Profiter de ses vacances
Enfin profitez de vos vacances pour vous ressourcer et vous inspirer pour la rentrée !
- Lisez des livres sur le marketing et la gestion des réseaux sociaux si vous le voulez ou formez-vous en mode détente.
- Participez à des webinaires ou des cours en ligne pour améliorer vos compétences si des événements sont programmés durant vos congés.
- Réfléchissez tranquillement aux actions à mener à la rentré ou aux clients à prospecter, etc.
En conclusion
Les vacances d’été ne doivent pas être une source de stress pour les community managers, qu’ils soient salariés ou freelances. En planifiant soigneusement, en automatisant les tâches et en maintenant un équilibre entre vie professionnelle et personnelle, il est possible de profiter pleinement de ses congés tout en assurant une présence continue sur les réseaux sociaux.
Cette petite checklist est là pour vous aider à préparer vos vacances d’été de manière efficace, mais pas à suivre à la lettre au détriment d’un moment agréable à passer en famille ou en couple. Profitez et ne soyez pas enclin à mettre le nez dans votre smartphone à la moindre occasion. Certains peuvent s’y sentir obligé, d’autres le sont du fait de leur statut, mais levez le pied dans tous les cas.
Pensez à revenir reposé et prêt à reprendre vos activités en étant renouvelé.
