A l’ère de la transformation digitale, tous les usages et les modes de consommation évoluent très vite. Avec Internet et les réseaux sociaux notamment, la communication change radicalement et les marques comme les entreprises doivent s’adapter à un rythme effréné.
C’est ainsi que des solutions apparaissent pour simplifier certains usages et se conformer au digital. C’est par exemple le cas pour la signature électronique, qui permet de protéger et de sécuriser ses documents lors de leurs échanges en ligne.
La signature manuscrite est-elle révolue ?
Si on considère que la majeure partie des informations transitent sur Internet, que les documents officiels, les contrats et tout ce qui vous permet de les valider pour les attester… alors oui la signature manuscrite semble bien révolue.
Pour quelles raisons ? Tout simplement parce qu’elle ne présente aucune forme d’authentification et de protection en tant que tel. Si la signature manuscrite a toujours fait l’objet de falsification, c’est d’autant plus vrai en ligne, dans la mesure où un simple scan suffirait pour une identification.
A ce stade rien ne prouve que l’auteur d’une signature apposée soit bien la personne concernée. Dans la majeure partie des cas, les signatures sont mêmes pré-renseignées dans les logiciels délivrant des documents. Mais là où ça pose problème c’est au niveau de la personne qui reçoit le document à signer, ou plutôt à authentifier, car la signature électronique est davantage assignée à une clé de protection unique, en vue d’attester l’authenticité du signataire.
L’avenir de la signature électronique
Les acteurs européens de la signature électronique, tel que Yousign, l’ont bien compris. Dorénavant les documents seront bien plus simples à authentifier en ligne, notamment par le biais de la signature électronique pdf, ce qui assure de nombreux avantages. Les documents au format PDF étant par ailleurs, parmi les plus utilisés pour les échanges via Internet.
A terme, le tout digital s’imposera certainement au niveau des échanges de documents. La démarche zéro papier y est certainement pour beaucoup, et on ne peut nier que la dématérialisation des documents apporte des intérêts indéniables.
Si le papier demeure un support que l’on affectionne, particulièrement au niveau des livres, il n’est pas ainsi quand on se réfère à la paperasse administrative. C’est bien sur ce dernier point que l’on voit les nets avantages, là où la signature électronique permet d’authentifier et sécuriser des documents et à ce titre, elle représente déjà l’avenir.
Voyons ces différents avantages :
Les avantages de la signature électronique
Si la signature électronique se rattache à un ensemble de documents qu’il est nécessaire de signer, elle permet en premier lieu un gain de temps considérable. Il n’est plus nécessaire de passer par les voies postales et d’être ainsi tributaire des délais postaux. Les échanges de documents se font en ligne et seule une connexion internet est nécessaire dans ce cas. Il n’y a pas de problèmes frontaliers également.
Pour les entreprises, on sait que tous les documents de quelque nature qu’ils soient, nécessitent des espaces de stockage considérables. Les archives de certaines sociétés, représentent même parfois des pièces entières, et il est souvent question de maintenir un niveau de sécurité optimum contre les incendies notamment. De plus le support papier se conserve dans des conditions strictes pour éviter son altération.
Les documents dématérialisés et signés électroniquement, comme des contrats passés avec divers clients, des documents officiels ou encore des contrats de travail etc… pourront à présent être stockés sur un simple disque dur, voire en ligne sur un cloud sécurisé.
En résumé, la signature électronique entraîne :
- Un gain de temps sur les parcours de traitement des documents.
- La protection et la sécurisation des documents par authentification, via la signature électronique.
- Le stockage simplifié et sécurisé des documents via le cloud si nécessaire.
- L’utilisation du format universel PDF permettant la création de toutes sortes de documents, jusqu’aux formulaires à remplir en ligne.
- La reconnaissance du procédé par les autorités européennes.
- Une authentification renforcée par l’envoi de code via SMS ou la vérification en ligne de la pièce d’identité.
Voilà quelques avantages proposés par la signature électronique à ce jour, et nul doute qu’elle s’imposera et évoluera encore dans les années à venir.
Ainsi des acteurs comme Yousign seront demain incontournables, pour répondre aux normes qui seront certainement à mettre en place par les entreprises. Un sujet à suivre de près et sur lequel on peut déjà se positionner pour amorcer sa mutation vers le digital.
