Aujourd’hui, la plupart des entreprises utilisent des logiciels de gestion comptable. En plus de faciliter le travail du service de comptabilité en automatisant un certain nombre de tâches, ces programmes permettent désormais de planifier les paiements et les dépenses afin de prendre les meilleures décisions.
Malheureusement, tous les logiciels ne se valent pas et nous allons vous expliquer les principaux critères à vérifier avant de trouver celui qui correspond le mieux à votre activité.
Les fonctionnalités proposées
Parmi les nombreuses fonctionnalités proposées dans un logiciel qui gère la facturation et les dépenses, voici les principales à rechercher :
- L’enregistrement des contacts des clients et des fournisseurs avec la possibilité notamment d’enregistrer des tarifications préférentielles pour certains clients
- L’enregistrement des factures d’achat pour gérer les paiements et les revenus, ce qui permet d’avoir une meilleure visibilité sur sa trésorerie
- L’édition de devis et de factures personnalisés notamment en intégrant sa charte graphique
- Un outil de reporting pour analyser les mouvements financiers de l’entreprise et prendre les meilleures décisions au bon moment
- La relance automatique des impayés à la date d’échéance du délai de paiement pour avoir l’esprit tranquille et éviter les problèmes de trésorerie
- L’acceptation des paiements par carte bancaire avec un module de règlement sécurisé
- Les sauvegardes automatiques et cryptées des toutes les opérations sur un espace dédié
- La mise à disposition d’un espace de stockage sécurisé
- La gestion des utilisateurs multiples
- L’interconnexion du logiciel avec d’autres outils numériques ou avec d’autres acteurs comme la banque ou les services administratifs ou fiscaux
- La possibilité de préenregistrer ses produits ou ses services en adaptant le taux de la TVA
La conformité aux normes
Les entreprises doivent respecter la règlementation française en matière de comptabilité et de facturation. Les modèles de factures doivent s’adapter parfaitement aux types d’entreprises afin de pouvoir mentionner toutes les informations nécessaires à faire figurer sur les devis comme sur les factures.
La dénomination de l’entreprise, du destinataire, le délai de paiement et le montant de l’indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement doivent également figurer sur les factures ainsi que certaines mentions légales. Enfin, le logiciel doit également être conforme à la dernière règlementation en vigueur, et il doit obtenir l’agrément de l’État.
L’avantage des logiciels de gestion des factures et des dépenses, c’est qu’ils sont régulièrement mis à jour par les éditeurs afin de correspondre en permanence aux dernières normes.
Les options de personnalisation
Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes besoins pour leur service de comptabilité. Cela dépend du secteur d’activité, de la taille de l’entreprise et surtout de son statut juridique. Comme nous venons de l’indiquer, la règlementation comptable et les règles concernant la fiscalité des entreprises varient en fonction des statuts.
Or, dans le cahier des charges, des solutions logicielles pour les entreprises figurent la notion d’adaptabilité. Un bon logiciel de facturation doit correspondre aussi bien aux travailleurs indépendants qu’aux grandes entreprises du secteur de l’industrie ou du commerce par exemple.
Pour cela, il est indispensable de proposer des formules avec des options que les clients peuvent choisir en fonction de leurs besoins. Certains éditeurs proposent même des prestations entièrement sur mesure en développant des applications spécifiques.
Le service après-vente et la sécurité
Pour trouver un bon logiciel de gestion, il est également nécessaire de s’intéresser à la qualité des services proposés par l’éditeur. Il est important de vérifier les avis concernant le service après-vente. Concernant les logiciels de facturation pour les entreprises, disposer d’un SAV réactif et efficace pour la maintenance et pour le dépannage est essentiel.
De plus, les enjeux liés à la cybersécurité obligent les éditeurs à afficher de bonnes performances dans ce domaine puisqu’il en va de la sécurité des données appartenant aux entreprises. L’accès doit donc être sécurisé avec un système de cryptage des données en SSL, et le stockage des données doit faire l’objet d’une protection toute particulière.
Le design et l’ergonomie
Aujourd’hui, un bon logiciel d’entreprise se doit d’être facile à utiliser avec un minimum de formation. Cela nécessite un travail particulier sur l’esthétique de l’interface et surtout sur son ergonomie afin de permettre aux utilisateurs d’accéder à une information ou d’utiliser une fonction en moins de trois clics.
L’objectif d’un logiciel d’entreprise est d’automatiser certaines tâches et de rendre les autres plus simples afin de faire gagner du temps aux entreprises. Toute l’architecture du logiciel doit être pensée pour simplifier le travail des utilisateurs. Les actions doivent être logiques et intuitives.
La connectivité
Aujourd’hui, les entreprises privilégient de plus en plus les solutions logicielles en ligne afin de pouvoir y avoir accès n’importe où et depuis n’importe quel appareil. En effet, de plus en plus d’entreprises adoptent à présent le télétravail pour les salariés qui occupent des postes administratifs. Il est donc essentiel de faciliter l’accès aux outils de travail connectés au système central d’information des entreprises.
Pour trouver le logiciel de facturation le plus adapté à ses besoins professionnels, il est nécessaire de vérifier l’ensemble de ces critères et d’adapter ses exigences au regard du budget dont on dispose et en concertation avec le prestataire.
