Vous avez besoin d’un site Internet pour les besoins de votre entreprise ou vous souhaitez tout simplement refaire votre site actuel ?
Vous allez alors devoir passer par cette étape un peu complexe mais tellement importante : la rédaction du cahier des charges. Rassurez-vous il n’y a rien d’effrayant, il suffit de bien s’y prendre et nous vous expliquons tout aujourd’hui.
Pourquoi est-il indispensable de rédiger un cahier des charges ?
Votre cahier des charges, c’est votre plan de route. Il répertorie tous les objectifs de votre projet ainsi que la stratégie dans lequel il s’inscrit. Cet exercice va vous permettre d’exprimer clairement vos ambitions en laissant le moins de zones d’ombre possible.
Deuxième avantage non négligeable, un cahier des charges bien complet va vous permettre de mieux choisir la ou les agences qui travailleront à vos côtés. En effet, une meilleure description de votre projet de site permettra d’obtenir de meilleures réponses de la part des agences sollicitées.
Quel plan pour votre cahier des charges ?
Vous l’aurez compris, un bon cahier des charges, ce sont des bases solides pour un projet qui se passe bien et qui permet d’atteindre les objectifs fixés. Avant tout, il faudra donc solliciter une agence spécialisée pour bien cadrer votre projet et le cas échéant le déployer.
Voici ci-dessous comment nous vous conseillons de le structurer :
1. Contexte
Votre cahier des charges devra en premier lieu présenter le contexte du projet. Il s’agit d’une étape essentielle afin que chaque agence sollicitée puisse comprendre qui vous êtes, quelles sont vos offres, propositions de valeurs et sur quel marché vous opérez.
Connaissez-vous bien votre cible ? Si cela n’a pas déjà été fait, cela sera pour vous l’occasion de mener une étude de votre audience afin de déterminer les personae clés et de placer leurs caractéristiques et leurs besoins au centre de la conception de votre prochain site.
La contextualisation de votre marché prend également en compte la situation de vos concurrents. Intéressez-vous à leur site internet et relevez les bonnes pratiques ou les erreurs que vous ne souhaitez pas commettre. De manière plus large, vous pouvez déterminer une liste de sites à l’apparence ou aux fonctionnalités inspirantes pouvant correspondre à votre offre.
Si vous possédez déjà un site, il sera essentiel d’en analyser les résultats en détails afin d’identifier les points d’intérêt / de blocage et de mieux connaître les habitudes de vos utilisateurs.
2. Les objectifs
Le cahier des charges c’est aussi l’occasion de déterminer une liste d’objectifs stratégiques, de les classer par priorité et de les valider avec l’ensemble de votre équipe. Car il n’y a rien de pire, une fois le site mis en ligne, qu’un commentaire du type “c’est dommage car depuis la mise en ligne nous n’avons eu aucune candidature spontanée” alors que le recrutement n’avait pas été identifié comme un objectif.
Notoriété, fidélisation, génération de leads, communication interne ou encore marque employeur, il sera important de définir précisément les objectifs afin de permettre aux agences sollicitées de faire des recommandations stratégiques toujours plus pertinentes.
3. Structure et fonctionnalités
L’analyse de votre environnement et la définition de vos objectifs vous permettront de déterminer les types de contenus que devra valoriser votre prochain site. Vous serez alors amenés à déterminer une arborescence afin d’organiser au mieux l’ensemble de vos contenus. Essayez de rester simple sur l’arborescence, les agences saurons vous faire des recommandations pertinentes.
Au-delà des contenus, ce sont les fonctionnalités de votre prochain site qu’il va falloir décrire avec précision. Si votre prochain site contient des processus métiers qui vous sont propres il sera important de minimiser les zones d’ombre en expliquant en détails les attendus.
Une mauvaise description peut amener une agence à sous-estimer ou surestimer le coût de la fonctionnalité, et croyez-nous aucune des deux situations n’est souhaitable pour votre projet.
4. Technologie et outils tiers
Toute cette réflexion vous amènera naturellement au choix de la technologie sur laquelle baser votre prochain site (Wordpress / Symfony / Prestashop / etc.). Rassurez-vous cela-dit, si vous ne vous sentez pas suffisamment à l’aise dans le choix de la technologie, vous pouvez laisser les agences vous recommander une solution selon leur expérience et leur compréhension du besoin.
Au niveau des outils tiers en revanche, il s’agira d’être très précis. Est-ce que les termes de CRM, ERP PIM, ATS vous parlent ? Si c’est le cas alors il est important d’indiquer aux agences sollicitées avec quel outil votre site doit être interfacé, dans quelles conditions et pour répondre à quel besoin. Si vous avez une documentation API à fournir sur l’outil en question, ajoutez-la en annexe et vous serez le parfait élève.
5. La grille d’évaluation
Ce n’est pas l’élément le plus impactant de votre cahier des charges mais définir une grille d’évaluation pour son appel d’offres a deux avantages non négligeables.
- Les agences pourront ainsi s’assurer de concentrer leurs efforts sur les éléments les plus impactants
- Chaque agence aura une note moyenne, ce qui vous aidera à les comparer
Attention cela-dit, ce n’est pas forcément la meilleure note qui doit l’emporter car beaucoup d’éléments rentrent en ligne de compte au moment de choisir une agence. Cela vous aidera quand même à avoir une vue claire de qui remplit le mieux les conditions fixées en début d’appel d’offres.
5. Livrables attendus et calendrier
Rien de trop surprenant dans cette étape, il s’agit simplement de préciser ce que vous attendez des agences. Pour se présenter dans un premier temps, et pour constituer leur proposition d’accompagnement ensuite. L’idée ici est d’être un peu directif pour éviter les propositions hors sujet (sans trop demander non plus) mais de laisser quand même un peu de marge de manœuvre aux agences qui pourront apporter leurs initiatives.
Au niveau du calendrier, cela se passe en deux temps :
- Le calendrier du projet
- Date de début
- Date de MEL souhaitée
- Périodes d’indisponibilités (vacances, salons, etc.)
- Le calendrier de l’appel d’offres
- Période de questions / réponses
- Date limite pour envoi des propositions
- Dates des soutenances possibles
- Date du choix final
6. le budget
Le budget est un point clé qu’il est nécessaire d’aborder dans votre cahier des charges même si le sujet vous semble sensible. Croyez-nous, il vous permettra de recevoir des offres bien plus concrètes et d’éviter de perdre du temps à discuter avec des agences dont vous ne pouvez pas vous offrir les services.
Un projet bien cadré, c’est un projet qui démarre bien
N’oubliez pas que chaque précision que vous apporterez dans votre cahier des charges permettra d’éviter des incompréhensions de la part des agences. Le fait même d’avoir une démarche structurée et claire vous évitera de ne pas être pris au sérieux. Chaque projet étant unique, n’hésitez pas à adapter la structure proposée si vous sentez que cela permet une présentation plus complète de votre projet de site internet.
Si jamais vous ne vous sentez pas à l’aise dans l’exercice de rédaction du cahier des charges, sachez qu’il existe des agences spécialisées dans le domaine du cadrage de projets digitaux.
