Community management : comment planifier ses journées ?

Le métier de community manager étant de plus en plus chronophage, il est indispensable de bien organiser ses journées pour éviter de perdre du temps. Le community management demande une bonne organisation pour optimiser ses journées, et surtout bien remplir ses missions.

Entre outils d’automatisation et optimisation des tâches, il faut définir ses priorités et se créer une routine qu’on adaptera par la suite. Si les routines ne sont jamais plaisantes pour donner de l’attrait à son travail, dans le cadre d’un métier où il est facile de s’éparpiller, il est parfois nécessaire de se créer un planning.

Organiser ses missions en community management

La première chose à faire pour bien s’organiser en community management sera de lister l’ensemble de ses tâches récurrentes sur la semaine. Ensuite il faudra définir des priorités selon l’importance des tâches à exécuter d’une part, et les meilleurs moments de concentration d’autre part.

Pour la création de contenu par exemple, il faut souvent privilégier les moments de la journée ou de la semaine, où l’inspiration coule plus facilement. La journée-type du community manager peut ainsi être différente selon les CM et les tâches à accomplir.

Certains community managers préfèreront le matin, d’autres le milieu de la journée ou encore le début ou la fin de la semaine, si c’est une tache hebdomadaire et non quotidienne. Vouloir planifier la trame d’une journée-type  en community management ne sera pas forcément un plan qui conviendra à tous. Néanmoins il y a souvent des tâches à accomplir rapidement, pour ne pas avoir à revenir dessus, comme les veilles social media que beaucoup préfèrent assurer le matin.

Les tâches à accomplir en community management

Dressons une première liste des taches récurrentes, afin d’avoir une meilleure visibilité d’ensemble. Elles ne sont pas listées par ordre d’importance, vu que ce sera à vous de définir ce qui est prioritaire.

1. Les veilles social media

Il existe plusieurs sujets de veille en community management ; l’étude de la concurrence, s’informer sur son secteur d’activité, s’informer sur son univers (réseaux sociaux, outils, stratégies…) suivre les influenceurs de son secteur, suivre une veille pour s’inspirer sur la création de ses contenus etc… C’est un travail récurent à assurer généralement au quotidien.

Dans l’idéal il faudra utiliser des outils appropriés comme des agrégateurs de flux, et des outils de curation de contenu. Parmi eux Feedly et Scoop.it seront les plus utilisés et les plus pertinents pour assurer ce travail.

Si vous optez pour Feedly, vous devrez vous créer des dossiers de thématiques, dans lesquels vous regrouperez vos flux pour mieux les suivre. Scoop.it vous permettra de créer des tableaux publics ou privés pour retrouver plus facilement vos contenus, mais également pour vous permettre de gagner en visibilité.

2. Consulter ses mails (sur son smartphone) et répondre aux requêtes

Il n’est pas rare de voir certaines personnes consulter des dizaines de fois leur boite mail dans une journée. C’est une perte de temps et un obstacle à la concentration. Fixez-vous 3/4 créneaux dans la journée si nécessaire, mais pas plus. Si vous répondez instantanément à un mail qui plus est, ça dénote souvent de journées peu remplies ou d’une addiction au smartphone.

Ne soyez pas esclave du temps (ni de votre téléphone) mais contrôlez-le et optimisez-le. Essayez de laisser votre smartphone loin de vous quand vous êtes sur des tâches importantes, surtout quand elles vous demandent de la concentration.

Si vous les consultez sur desktop, un système de notification vous permettra un rapide coup d’œil sur le niveau d’importance du mail reçu. Au mieux déconnectez les notifications, et restez sur une consultation à hauteur de 3/4 fois par jour comme annoncé. Répondez aux requêtes urgentes et traitez les autres lors de votre dernière consultation.

3. Réseaux sociaux : Analyse des interactions, réponses et relevé des données

Analyser vos présences sociales, relevez les différentes notifications et répondez aux commentaires si besoin. Fixez-vous un ordre de priorité si vous le souhaitez. Relevez les données suites à vos publications ; la portée de vos posts, les différentes interactions enregistrées et le taux d’engagement gagné.

Renseignez quotidiennement tous ces points dans un tableau créé au préalable et vous gagnerez ainsi du temps pour vos reportings, qu’ils soient mensuels ou hebdomadaire. Fixez-vous entre 2 et 4 temps forts par jour pour rester en éveil et en contact avec vos communautés. Les notifications selon vos réseaux sociaux, pourront aussi vous aider à définir vos priorités si vous y jeter un rapide coup d’œil.

4. Les partages sociaux 

Le contenu que vous aurez produit ou celui qu’un département interne vous remettra, devra être diffusé sur vos réseaux sociaux selon un calendrier précis en règle générale. Armez-vous d’une solution permettant de créer des scénarios de partage sur vos réseaux sociaux populaires, en choisissant les créneaux adaptés selon les canaux renseignés.

Voyez s’il est nécessaire de changer de visuel et profitez ainsi d’un outil pour tout programmer ; visuel, message accompagnant votre lien etc… Swello pourra être un bon compagnon pour démarrer.

5. Produire du contenu

Produire du contenu est une tâche qui consomme beaucoup de temps, mais ça reste encore large. Êtes-vous un CM en charge de rédiger des articles, de créer des visuels, de faire du montage vidéo jusqu’à créer des podcasts ? Ce sont des types de contenu sur lesquels un community manager peut travailler, mais il faut être assez organisé et surtout inspiré pour créer du contenu.

C’est ici qu’il faudra définir vos moments privilégiés durant la semaine, en vue de trouver l’inspiration. Produire du contenu vous demandera de bien connaitre les sujets sur lesquels rédiger, ou créer des visuels, vidéos etc… Il est donc important d’en lister plusieurs et de se créer des bases de ressources pour ne pas perdre trop de temps. Trouver le bon visuel et les bonnes photos pour accompagner un article, peuvent très vite vous prendre plusieurs dizaines de minutes.

Soyez très organisé sur ce point, quitte à diviser le repérage des visuels et la rédaction si vous êtes le CM appelé à rédiger pour le site de l’entreprise.

6. Développez des actions : jeux-concours, évents, etc.

Définissez une journée de réflexion sur les actions à produire, dans le mois, ou à un moment dans la semaine si vous devez mener plusieurs actions. Prenez à vos côtés le calendrier marketing 2022 pour visualiser les jours-clés et les évènements de l’année. Vous pourrez ainsi réfléchir aux différents contenus à créer, aux webinaires à mettre en place et les jeux-concours à diffuser en pensant aux partenariats à initier.

Si vous menez plusieurs actions de ce type, prévoyez une journée minimum par mois, ou une toutes les deux semaines. En parallèle vous pourrez définir quelques minutes en semaine pour peaufiner vos actions avant leur publication. Pour les évènements mettez tout à plat et vous fixerez ensuite un planning pour toutes les prises de contacts, partenariats etc…

7. Les reportings social media

Un reporting social media peut se faire une fois par semaine, ou une fois par mois selon l’activité et la fréquence de partage de vos contenus. Si vous relevez bien vos métriques dans un tableau quotidiennement, vous n’aurez plus qu’à faire une mise à jour des interactions supplémentaires et les reportez dans votre rapport.

Si vous réalisez des templates au préalable, vous pourrez gagner beaucoup de temps. En utilisant Excel ou encore Numbers sur Mac, sachez que vous pourrez recourir aux formules pour calculer immédiatement vos différents taux. Il est d’ailleurs tout-à-fait possible de créer de beaux templates avec Excel ou Numbers, ne voyez pas que les tableaux classiques austères. Vous pouvez également exporter vos tableaux sur Powerpoint ou Keynote sur Mac pour créer un diaporamas si vous devez le projeter à l’écran.

Selon la fréquence de vos reportings et des données à renseigner, prenez une demi-journée si nécessaire.

8. Le planning global de vos actions

Une fois vos tâches définies avec leur réparation sur la semaine ou le mois, dressez votre planning global en aménageant des temps morts pour répondre à des urgences ou pour les débordements. Ce planning sera à ajuster au fil des semaines pour trouver la bonne évaluation en temps et surtout pour avoir une visibilité de l’ensemble de vos tâches.

Si ça semble routinier de prime abord, ça reste le meilleur moyen de gagner du temps en se fixant des objectifs à respecter, avec un timing millimétré pour éviter de papillonner. L’organisation n’est pas le point fort de tous les community managers et notamment les créatifs qui consomment vite le temps en s’éparpillant dans leurs tâches.

Les ennemis du community manager

Le pire ennemi du community manager reste lui-même, si on considère qu’il faut être organisé et discipliné pour assurer son rôle. Néanmoins il y a des facteurs qui sont de véritables freins à la productivité, ou seul la volonté et un planning à suivre pourront éviter une perte de temps. Il est donc important de connaitre les freins en community management pour savoir les contrer.

• Le fil d’actualités des réseaux sociaux : Un post en amène un autre, et un autre, et à terme il n’est pas rare d’avoir perdu une demi-heure ou même une heure à naviguer sans réel but.
• Le manque d’inspiration : Rechercher absolument l’inspiration quand elle ne vient pas est énergivore pour le cerveau et ça consomme du temps. Remettez à plus tard la production de contenu et passez à la tâche suivante. Néanmoins il faudra trouver le moment de la journée ou de la semaine où la tranquillité et l’esprit reposé vous seront plus favorable.
• Le smartphone : Formidable outil certes ! mais qui attire parfois l’utilisateur toutes les 15 minutes pour rien. Prendre son smartphone pour le consulter devient un geste répétitif et un besoin lié directement à l’addiction. Laissez-le dans un coin hors de votre portée.
• Rester derrière l’écran non stop : Le travail d’un community manager ne se limite pas à son écran et aux réseaux sociaux. Il faut équilibrer online et offline, rencontrer sa communauté, aller sur des évènements et produire du contenu à l’extérieur, etc… Ce sont des moyens de sortir de votre zone de confort et surtout de bouger pour s’aérer l’esprit. Faites des pauses également.
• L’isolement dans un bureau :  Certains CM peuvent se retrouver isolé dans  un bureau. Pour éviter ce côté cloisonné, pensez à circuler et à rencontrer vos collaborateurs pour les solliciter sur des points de votre travail. Il y aura forcément des moments où vous aurez besoin de renseignements, d’informations pour mener à bien vos missions etc… Il faut savoir créer du lien aussi bien sur les réseaux sociaux qu’en interne.
• La conscience professionnelle : Un point très subtil qui parfois vous obligera à faire des heures pour gérer une situation en ligne. Pour mener à bien ces problèmes souvent liés à la modération, appuyez vous sur vos responsables en interne pour trouver des solutions, afin d’éviter la répétitivité de ces incidents. Il faut aussi se dédouaner de toute responsabilité si ce n’est pas de votre ressort, et savoir impliquer les responsables pour les mettre face aux conséquences rencontrées.

Si vous vous connaissez un minimum, vous verrez peut-être d’autres travers, ou vous vous reconnaitrez sur certains de ceux précités. Le but étant de rester productif et de cesser de dire qu’on a pas le temps quand ce n’est pas justifié et qu’il y a des solutions pour en gagner.