La facturation en ligne ou facturation digitale a le vent en poupe. Pratique, rapide et sécurisée, cette nouvelle forme de facturation présente bien des avantages. Il n’est pas étonnant qu’elle ait conquis de nombreux utilisateurs depuis quelque temps déjà.
Quelles sont toutes les raisons qui expliquent un tel engouement ?
La facturation en ligne : comment ça marche ?
Que vous soyez une jeune boîte ou une entreprise qui a fait du chemin, vous devriez songer à adopter cette pratique. La facturation en ligne est un nouveau moyen de faire un devis ou d’établir une facture. Contrairement au traditionnel Excel ou Word, elle se fait en ligne, comme son nom l’indique. Pour ce faire, de multiples solutions s’offrent aux entreprises. Mais généralement, il faudra s’abonner à un prestataire pour bénéficier d’une offre de facturation en ligne.
Grâce à cet abonnement, vous aurez accès à un logiciel de facturation en ligne qui proposera diverses fonctionnalités. Selon votre prestataire, vous pourrez bénéficier d’un logiciel standard ou personnalisé. Quoi qu’il en soit, le procédé sera pratiquement le même que pour une facturation classique. Vous y trouverez tous les éléments nécessaires à l’établissement d’une facture. Des mentions légales et obligatoires aux calculs, tout sera mentionné sur votre facture digitale.
Les avantages de ce type de facturation
La première chose que vous remarquerez sur la facturation en ligne sera certainement son côté pratique. Elle vous déchargera des tâches chronophages et bien d’autres soucis.
Elle est flexible et pratique
Le développement est en marche et la facturation en ligne est à présent le succès du moment. Presque toutes les opérations commerciales se font en ligne et la facturation n’est pas en reste. Les raisons de ce succès sont évidentes et ne font que pousser encore plus les entreprises à envisager ce procédé. Si aujourd’hui quasiment tout se fait par internet, la facturation en ligne vous aidera à suivre le mouvement.
Elle vous donnera une certaine flexibilité et une liberté de mouvement. Si votre métier vous amène à vous déplacer souvent, vous n’aurez pas à transporter divers documents. À partir de votre ordinateur ou même de votre smartphone, vous pourrez dresser une facture ou un devis.
Une facturation rapide
L’autre avantage de la pratique est que le logiciel peut garder en mémoire toutes les factures déjà établies. Vous pourrez faire un suivi en temps réel des factures en cours, de celles qui sont réglées et de celle archivées. Cette fonctionnalité vous permettra notamment de retrouver rapidement d’anciennes factures.
Étant donné que toutes les données sont centralisées, vous n’aurez aucun mal à trouver les éléments dont vous aurez besoin. L’option de stockage offert par le logiciel permettra de dresser rapidement la facture. Pour ce qui est des calculs, ils se feront automatiquement par le logiciel.
Ce qui éloigne largement les risques d’erreurs. Par ailleurs, il est possible d’intégrer certains logiciels de facturation à des logiciels de comptabilité. Une option qui facilitera le travail et qui vous mènera rapidement à la facturation électronique.
Elle représente une solution écologique
Le recours à la facturation en ligne veut dire adieu aux factures physiques qui requièrent l’utilisation abondante de papier. Une solution qui est à la fois écologique et économique. En effet, fini les consommables comme les rames de papiers et les encres pour imprimer les factures.
Plus besoin également de prévoir des déplacements pour envoyer lesdites factures et les devis. En quelques clics, ils arriveront dans la boîte mail de vos clients. Le système sera le même pour des rappels de facture. Non seulement vous épargnerez les arbres et l’environnement, mais vous ferez aussi du bien à votre trésorerie.
Quid de la sécurité de la facturation en ligne ?
Rassurez-vous, la facturation en ligne offre une certaine sécurité à ses utilisateurs, entreprises comme clients, et des entreprises d’envergure ont adopté ce système de facturation. D’abord, elle a été simplifiée, automatisée et elle est surtout sans erreurs.
N’ayez donc aucune crainte lors de la réalisation de vos divers calculs puisque le logiciel se chargera de tout. Aucune marge d’erreur ne sera constatée compte tenu de l’automatisation de toutes les opérations. Tout sera réglé au moindre centime, du calcul des coûts jusqu’aux taxes et TVA.
Les mentions légales et obligatoires seront inscrites sur la facturation en ligne, ce qui évitera toute tentative de fraude. De même, lesdites informations seront ensuite stockées et mémorisées dans un endroit sûr pour une prochaine utilisation.
Le logiciel est tellement sûr qu’il vous sera même possible de gérer votre compte bancaire via le réseau. De plus, votre comptable pourra même avoir un accès direct au logiciel pour qu’il puisse vérifier toutes vos pièces comptables. Il n’y aura de ce fait aucun moyen de se défiler en cas de fraude. Non seulement vous procéderez à la facturation de vos clients, mais vous aurez également l’occasion de suivre les paiements et les règlements en ligne.
Comment choisir son logiciel de facturation en ligne ?
Le temps de la facturation sur Word et Excel est désormais révolu. Bien que cette méthode ait montré de multiples avantages, il y a encore bien plus pratique. Passez donc à la facturation en ligne, plus rapide et plus commode. Pour une meilleure expérience, il est important de bien choisir son logiciel de facturation en ligne.
L’idéal serait de voir quel logiciel pourrait réellement répondre à vos besoins. Une bonne présentation sera peut-être le premier élément à considérer, la facture faisant partie de l’image de votre entreprise. Il faut aussi penser à l’ergonomie du logiciel, afin que vous puissiez le manipuler facilement. Sans quoi, vous perdrez du temps et aurez du mal à l’adopter.
Pour ce qui est des fonctionnalités, optez pour un logiciel qui peut effectuer plusieurs tâches à la fois. Parmi les plus importantes, il y a évidemment la facturation elle-même, mais également le devis et le stockage des données. Enfin et non des moindres, s’agissant d’opérations confidentielles, il est nécessaire que votre logiciel soit conforme à la loi antifraude.
Celle-ci a été appliquée en France depuis 2018. Tout manquement à celle-ci fait encourir à l’entreprise certaines sanctions comme le paiement d’une amende. En cas de non-régularisation après 60 jours de la constatation de ce manquement, vous risquez de payer une deuxième amende.
Par ailleurs, faites attention aux logiciels gratuits qui peuvent être tentants, mais qui n’offrent pas toujours les mêmes garanties qu’un logiciel payant. Et puisque vous souhaitez tout gérer en ligne, de la facturation au paiement, choisissez un logiciel qui puisse être relié à votre compte bancaire. Cela vous permettra de suivre l’ensemble des transactions et mouvements bancaires.
