Le tampon se trouve sur presque tous les bureaux d’artisans, du personnel administratif ou de collectivités locales. Ce petit outil peut avoir un impact significatif sur la légitimité de vos documents. Découvrez les informations légales que votre tampon doit contenir pour assurer la conformité et la crédibilité de votre entreprise.
Pourquoi avez-vous besoin d’un tampon d’entreprise ?
Peu importe le type d’entreprise que vous dirigez, il est intéressant de posséder un, voire plusieurs tampons, pour faire valoir vos documents officiels et apposer la signature de votre entreprise. Vous avez probablement déjà croisé ces accessoires dans les environnements éducatifs, commerciaux, médicaux ou sociaux.
Cet accessoire de bureau peut être entièrement personnalisé selon vos besoins. Par exemple, vous pouvez choisir un tampon pour votre entreprise avec des formules commerciales. Les fabricants en proposent une large gamme avec des montures esthétiques, fiables et solides. L’adoption de cette fourniture de bureau peut véritablement faciliter vos opérations. En tant que dirigeant d’une PME-TPE ou d’une grande firme, vous avez certainement un grand nombre :
- de documents à rédiger,
- de formulaires à faire remplir,
- de factures à signer.
Posséder un tampon encreur peut donc vous faire économiser un temps considérable. Il peut aussi être utilisé pour trier de manière rapide vos documents. Pour cela, les accessoires de type « Vu », « Payé », « Acquitté », « Archive » ou encore un modèle avec l’empreinte « Confidentiel » seront utiles. Ceci s’avère particulièrement pratique pour les factures, les devis, les contrats, les documents comptables et toute information sensible.
Un tampon encreur dateur permet de marquer la date d’entrée ou de sortie d’un simple geste sur un document. Il permet également de donner de la valeur à ce dernier en y indiquant une date butoir par exemple.
Les informations légales qui doivent y figurer
Le tampon encreur constitue un puissant moyen de communication. En une simple pression, il imprègne de manière indélébile des informations clés sur divers documents, contribuant ainsi à renforcer l’identité de votre entreprise. Les articles R123-237 du Code du commerce détaillent les informations obligatoires que toute entreprise doit inclure sur ses documents tels que les factures ou les devis.
Pour une société immatriculée en France, votre tampon officiel doit comporter les éléments suivants : le nom de votre entreprise, l’adresse du siège social, sa forme juridique (SA, SARL, SAS)… Dans certains cas, il peut contenir d’autres informations légales comme vos numéros de SIRET et RCS, votre code APE ou NAF ainsi que votre numéro de TVA intracommunautaire.
Quand la gestion d’une entreprise est assurée dans le cadre d’une location-gérance, il est essentiel d’indiquer clairement cette modalité en la mentionnant sur le tampon. De même, si la direction de la société est confiée à un gérant-mandataire, cette information doit également être spécifiée pour assurer une communication transparente envers les clients.
Il est possible qu’un département particulier ou même des cadres puissent avoir besoin de leur propre tampon. Dans ce cas, il vous suffira d’ajouter leur nom et/ou leur fonction. Toutefois, assurez-vous de faire relire vos informations avant de les envoyer au fabricant. Un tampon avec des fautes d’orthographe, c’est un cachet inutile.
Comment concevoir le tampon de votre entreprise ?
Il existe plusieurs façons de créer votre tampon d’entreprise. Vous pouvez vous rendre dans un magasin spécialisé ou opter pour la praticité d’internet. Sur divers sites en ligne, il est même possible de personnaliser facilement votre accessoire professionnel.
En ce qui concerne le type et le format, les options sont nombreuses. Le tampon encreur en plastique est le plus répandu, mais il existe également d’autres choix, tels que :
- le tampon encreur en métal avec poignée : idéal pour un usage intensif,
- le tampon en bois avec encrier séparé : économique, mais pas toujours adapté à toutes les situations,
- le tampon pour les textiles,
- le tampon de poche : léger et pratique à utiliser.
Par ailleurs, assurez-vous de personnaliser l’outil en fonction de vos préférences. Pour cela, vous avez la possibilité d’utiliser un logiciel gratuit de conception de tampons en ligne. Il vous suffira de choisir le type que vous souhaitez créer, puis vous pouvez le personnaliser en ajoutant votre propre texte, nom ou logo sur le support.
Est-il obligatoire de posséder un tampon d’entreprise ?
L’utilisation d’un cachet d’entreprise n’est pas obligatoire et la décision d’en disposer reste à la discrétion de chaque entreprise. D’une part, les informations présentes sur l’accessoire sont inévitablement requises sur les documents officiels de l’entreprise afin de fournir des données essentielles aux clients.
D’autre part, notez que cette fourniture d’entreprise ne possède aucune valeur juridique en l’absence d’une signature.
La facilité avec laquelle un tampon peut être obtenu souligne ce point : une simple commande sur internet peut vous fournir un cachet pour une entreprise qui n’est peut-être même pas la vôtre. Par conséquent, le tampon n’a aucune validité légale sans la signature de la personne autorisée sur les documents officiels de votre entreprise.
Combien coûte cet accessoire ?
Le coût d’un tampon d’entreprise varie en fonction de plusieurs facteurs, dont le modèle, sa personnalisation et le fournisseur choisi. Ceux en plastique sont généralement plus abordables, tandis que les modèles en métal avec poignée peuvent être un peu plus onéreux.
Les tampons en bois avec encrier séparé sont nettement plus économiques, même s’ils ne conviennent pas à tous les usages. La personnalisation du tampon, avec notamment l’ajout du logo de l’entreprise, peut également influencer le coût.
Pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix, il est recommandé de comparer les offres de différents fournisseurs, qu’elles soient physiques ou en ligne. De nombreux sites web proposent des outils de personnalisation en ligne, qui permettent de visualiser le rendu final avant l’achat.
En moyenne, le tarif de cet accessoire peut osciller entre 25 et 50 €, bien que certaines options haut de gamme puissent atteindre jusqu’à une centaine d’euros. Par ailleurs, vous devez prendre en compte la taille de votre entreprise lors de la commande, en veillant à en acheter suffisamment pour chaque service qui pourrait en avoir besoin. Avec un volume de commande considérable, il est possible de bénéficier d’une réduction sur le coût global.
