Banques ou entreprises, chaque organisation traite à un moment donné les documents d’identité de leurs clients. Ceci peuvent être des permis de conduire, des cartes d’identité ou des passeports. Les processus nécessitant ces documents sont multiples : Connaissance Client (KYC), attribution de prêt, enregistrement en ligne pour divers jeux ou paris sportifs…
Le traitement des documents d’identité requiert attention et prudence. En effet, comme tous les documents contenant des informations dites sensibles, leur traitement et la conservation des données, obéissent à des règles précises. Le respect de la RGPD est obligatoire pour toute entreprise traitant de ce type de données.
Manuellement, cela représente un réel challenge : tant en terme de moyens internes requis qu’en terme de respect de la confidentialité. Une partie de vos employés est mobilisée pour le traitement manuel qui est désormais obsolète. Les données sensibles vont circuler au sein de votre entreprise. Or, vous êtes responsable de la sécurité de traitement et de la confidentialité des informations que vos clients vous confient.
Découvrez comment automatiser le traitement des documents d’identité vous permet non seulement de gagner en productivité mais également de respecter la réglementation générale de protection des données. Grâce à un outil d’extraction automatique des données des documents d’identité, relevez le défi et apportez plus à votre entreprise.
Le traitement manuel des documents d’identité : un vrai challenge à relever
Traiter un document d’identité, disons une carte d’identité, s’inclut dans plusieurs processus dans lesquels vous devez certifier l’identité de votre client. Vous pouvez décider de le faire manuellement ou en automatisant cette étape.
En soi, ce que vous devez faire c’est réceptionner la carte d’identité, extraire les données qui y sont inscrites (uniquement celles dont vous avez besoin pour le processus) et les retranscrire dans votre base de données. Ultérieurement, vous aurez probablement à confronter les données extraites du document à celles en votre possession, probablement recueillies via un formulaire.
Les risques du traitement manuel des documents d’identité
Manuellement, traiter les documents en tout genre représente une brèche dans votre processus. Cela prend du temps, occupe vos équipes de projet plus pertinents, le risque d’erreur est également à prendre en compte… Enfin, passons en revue les risques et désavantages que cela engendre et représente.
Chronophage
Oui ! Traiter manuellement un document est une tâche vraiment fastidieuse. Cela prend un temps considérable. Réceptionner et vérifier la qualité de chaque document, procéder à l’extraction des informations utiles et les retranscrire dans la base de données. Imaginez répéter ce processus autant de fois que vous avez de clients à enregistrer. Le temps engrangé est du temps perdu sur d’autres tâches à effectuer.
Brèche dans la sécurité
Au regard de la RGPD et de la sécurité, traiter manuellement les documents d’identité peut représenter une brèche. Les informations seront traitées par plusieurs individus, ce qui peut contrevenir à la réglementation protégeant les données individuelles.
Coûts significatifs
Le traitement manuel des documents d’identité requiert la mobilisation d’une partie de vos équipes. Temps passé à effectuer des tâches hautement automatisables, c’est autant de temps qui n’est pas employé à la croissance de votre entreprise.
Place aux erreurs
En traitant manuellement les documents d’identité, une erreur est vite arrivée. Une lettre mal placée dans un nom, un chiffre mal retranscrit dans une date de naissance et c’est toute une identité qui est erronée.
Voici ce qu’il en est du traitement manuel. J’imagine que vous ne souhaitez pas conserver ces désavantages au sein de votre entreprise. La solution c’est l’automatisation.
- Qu’est-ce que c’est ?
- Comment cela fonctionne ?
- Quels sont les avantages qui en résultent ?
Toutes les réponses à vos questions dans la partie suivante !
Quelle est donc la solution miracle ? C’est l’automatisation oui mais sécurisée
Automatiser le processus de traitement de documents d’identité est une étape que vous devrez envisager tôt ou tard. Évidemment le plus tôt sera le mieux. Commençons par définir ce qu’est l’automatisation du traitement de documents financiers.
L’automatisation du traitement de documents utilise la technologie OCR. C’est-à-dire la reconnaissance optique de caractères. En l’espace de quelques secondes, l’OCR transforme en texte digital tout texte manuscrit, tapuscrit. L’OCR utilise l’intelligence artificielle et le deep learning. Deux technologies qui s’appliquent à détecter, extraire et transformer en texte digital toutes les informations issues d’un document.
L’automatisation du traitement de document : explication claire, limpide, précise
Au lieu de se répandre en explications interminables, le mieux est d’utiliser des images qui vous permettent de visualiser le processus. Trois étapes sont nécessaires pour obtenir toutes les données extraites et prêtes à l’emploi.
1. En utilisant un smartphone, ou tout appareil supportant une application OCR, scannez ou soumettez le document. Scannez en prenant en photo le document dont vous souhaitez extraire les informations. L’autre solution est également de soumettre un fichier PDF.
2. Une fois reçue par le document, l’image est automatiquement traitée. Toutes les informations sont extraites, d’abord en un format brut. Les informations ne sont pas encore organisées, seulement extraites.
3. La troisième et dernière étape structure, classifie et ordonne toutes les informations qui ont été extraites. Vous obtenez un résultat au format JSON par défaut, mais vous pouvez l’obtenir au format de votre choix.
Évidemment, vous pouvez définir quels champs vous souhaitez extraire des documents d’identité :
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- Nom et prénom
- Âge, date et lieu de naissance
- Dates d’émission et de validité du document d’identité
- Nationalité et lieu d’émission du document d’identité
- MRZ (zone lisible par machine, il s’agit de la suite de chiffre et de lettre au bas du document
- Taille et genre
- Numéro du document d’identité
Les informations sélectionnées sont extraites. Celles dont vous n’avez pas besoin ne sont pas extraites du document.
Un bon fournisseur de logiciel OCR est en mesure d’extraire les informations de tout type de d’identité : du passeport, carte vitale, permis de conduire et bien évidemment la carte d’identité.
Les retombées de l’automatisation
Rapide et efficace, vous avez pu avoir un aperçu de comment fonctionne l’automatisation du traitement des documents. Mais qu’est-ce que cela représente pour vous, en termes de bénéfices et d’avantages ?
Rapidité et efficacité
Avec l’automatisation, le traitement et l’extraction de données des documents d’identité est plus rapide. Cela vous permet de vous concentrer sur d’autres tâches, d’enregistrer plus de clients, de traiter plus de documents et ce plus rapidement. Vous gagnez ainsi en efficacité et en productivité.
Fiabilité
En règle générale, une solution automatisée de traitement des documents d’identité répond à un taux de précision avoisinant les 95%. Le taux d’erreur est drastiquement réduit ce qui vous permet de porter plus d’attention à la qualité des documents fournis.
Moindres coûts
En automatisant, vous ferez des économies certaines. Comment ? Tout simplement parce que vous libérez vos employés de cette tâche automatisable. Également car pour utiliser un logiciel d’automatisation, vous n’avez qu’à souscrire à un abonnement mensuel ou annuel.
Respect strict de la RGPD
Définissez les champs à extraire ainsi que les membres de votre entreprise ayant accès aux données sensibles de vos clients. Les données, une fois stockées sur votre serveur, peuvent être masquées selon plus procédés.
Voici les avantages les plus importants que vous pouvez attendre de l’automatisation. Ainsi, mettez fin aux challenges du traitement manuel. Profitez des avantages de l’automatisation et de tous les bénéfices que cela apporte à votre entreprise mais également à vos équipes.
De plus, grâce à l’automatisation, adoptez le moyen de respecter strictement la RGPD avec une technique de masquage des données. On vous explique tout ça !
Le masquage des données ou un renforcement de la sécurité
Lorsque vos clients vous font parvenir leurs documents d’identité, vous les numérisez grâce à une solution OCR pour documents d’identité. Mais vous pouvez numériser une carte d’identité et ne pas avoir besoin de toutes les informations qu’elle contient.
Ainsi, masquer d’emblée certaines informations peut renforcer votre respect de la RGPD et assurer à vos clients une confidentialité plus poussée.
Comment fonctionne le masquage des données ?
Le masquage des données ou également appelé anonymisation des données est un procédé de sécurité permettant de masquer les données dites sensibles. Les données issues des documents d’identité entrent totalement en ligne de compte. En raison de la RGPD, il y a certaines données que vous n’êtes pas autorisé à enregistrer : tout ce qui peut permettre d’identifier ou de rattacher ces données à un individu précis.
Le but premier du masquage des données est d’éviter la compromission des données personnelles des individus, ce qui réduit ainsi les risques de fuite.
En utilisant un outil automatisé de traitement des documents d’identité, vous pouvez décider quelles informations masquer et quelles informations seront à extraire. Découvrez un exemple de comment cela fonctionne.
Le masquage des données en application
Prenons donc le même exemple de la carte d’identité.
Voyez à gauche, la carte d’identité scannée et numérisée par le logiciel OCR. À droite, le logiciel OCR a détecté les informations sensibles dont vous n’avez pas l’usage.
Les données déterminées comme sensibles et non utiles au traitement que vous souhaitez en faire sont masquées par des blocs de couleur ou des blocs noirs. Ce qui ne permet plus l’identification de l’individu car une partie des informations sensibles est à présent masquée.
Il existe plusieurs procédés d’anonymisation des données : le masquage pur et simple comme expliqué plus haut. Mais également d’autres méthodes. Par exemple la suppression de données ou leur remplacement.
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- La suppression : vous pouvez décider de supprimer directement les informations ou les zones de présence de ces informations.
- Le remplacement : en remplaçant les données par des données différentes. Mélanger les dates de naissance ou les lieux de naissance par exemple, pour rendre caduc l’identification de l’individu.
Vous savez à présent qu’automatiser le traitement des documents d’identité au sein de votre entreprise vous apporte un réel changement bénéfique.
L’automatisation est plus rapide, plus fiable, moins chère mais également plus conforme à la RGPD. Cela vous permet donc de réaliser des économies de temps et d’argent. Au regard de la RGPD, automatiser votre processus de traitement des documents d’identité vous assure un respect plus strict des règles de protection de données.
Assurez à vos clients un traitement de leurs données personnelles rapide, efficace mais également plus sécurisé.
